Flexibel inzetbare Bestuursassistent Utrecht • Multiselect Publiek

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen. 

Concreet houdt dit in dat jij: 

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s);
• De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen; 
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda; 
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen; 
• Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.); 
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen; 
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is. 

Resultaat van de opdracht

De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina. 

Goed om te weten: Gesprekken worden in overleg gepland. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Ben je op korte termijn beschikbaar of wil je meer weten over de rol van Bestuursassistent? Neem dan contact op met Lisa via telefoon: 06 - 57 27 73 72 of per mail: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.

• Periode:            1 september, (eerder in overleg) tot 1 dec, drie maanden met mogelijke opties tot verlenging
• Belasting:          32-36 uur per week gemiddeld

Jij hebt:

• Relevante werkervaring op hbo-niveau, minimaal een mbo-opleiding afgerond; 
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur; 
• Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente.
• Je bent beschikbaar op woensdag en vrijdag (KO)
• Je bent bekend onze systemen (Office365, Ibabs, Zaaksysteem)
• Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag

Aanvullend:

• Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;
• Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen;
• In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen; 
• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Waar je gaat werken

Korte beschrijving speelveld Utrecht heeft jou nodig! 

Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs ondersteun je twee of meer bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt als stevige en verbindende partner moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van de bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is.