Als flexibel inzetbare bestuursassistent bij een overheidsinstelling draag je bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteun je het bestuurlijke proces. Je bent het stevige en verbindende aanspreekpunt voor interne en externe contacten, houdt grip op complexe agenda s en stukkenstromen, en zorgt voor proactieve signalering en heldere communicatie. Jouw rol is essentieel in het borgen van rust en overzicht in de dagelijkse hectiek. Lees verder om te zien hoe jouw vaardigheden passen bij deze rol.

Over het bedrijf

S&Z Consultancy

Uitzendbureau•21 - 50 medewerkers

• •

Volledige vacaturetekst

Geplaatst op23 juli 2025
Bestuursondersteuning, Overheid, Secretarieel
Utrecht
Fulltime, ZZP, Tijdelijk

De flexibel inzetbare bestuursassistent zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Hij/zij borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. De bestuursassistent draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.

32-36 uur per week
Contract: 3 maanden
Optie op verlenging: Ja

Werkzaamheden

Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van (een of meerdere) bestuurder(s); De zeer complexe agenda(s) programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen; Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het de workload bewaakt en grip houdt op de agenda; Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen; Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.); Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen; Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Opleidingen

MBO opleiding;

Ervaring

5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris (directeur-generaal of secretaris generaal) of algemeen directeur. 4 jaar ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 stad of 100K plus. Bekend met de systemen: Office365, Ibabs, Zaaksysteem.

Kwalificaties

Als Flexibel inzetbare Bestuursassistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen. Ben je stressbestendig, en houd je overzicht in een complexe setting en weet je de juiste prioriteiten te stellen; In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen; Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor.

Graag reageren voor 13-8-2025 12:00 uur met CV in Word/PDF formaat in het Nederlands, max. 3 pag.
Tevens graag vermelden: Beschikbaarheid en salaris indicatie.
Geschikt voor ZZP.

Gevraagd

Gerelateerde zoekopdrachten

Secretaresse Utrecht Parttime Utrecht MBO Utrecht Tijdelijk contract Utrecht Utrecht Provincie Utrecht Secretaresse Salaris Secretaresse

Vacature opslaan

Gefeliciteerd, je bent succesvol ingeschreven!

Vanaf nu ontvang je automatisch de best passende vacatures automatisch in je mailbox.

Jouw inschrijving
Emailadres:
Functie:
Plaats:
Frequentie:

Wijzig je inschrijving

Ontvang als eerste nieuwe vacatures voor Secretaresse in Utrecht

Je e-mail

Frequentie

(Uitschrijven kan altijd via elke e-mail die je ontvangt)

(Uitschrijven kan altijd via iedere app die je ontvangt)