Management Assistent Amsterdam • High Quality

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als Management Assistent bij Stichting TEAM ED ben je het eerste aanspreekpunt voor de Directeur/Bestuurder en de Directiesecretaris. Je houdt het overzicht, bewaakt de voortgang van afspraken en processen, en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Je werkt nauw samen met verschillende interne collega’s en externe relaties en zorgt ervoor dat het management zich volledig kan richten op de strategische en inhoudelijke taken. Daarnaast zal je diverse officemanagement gerelateerde taken tot je nemen. Kortom, een veelzijdige en afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is! 

Je takenpakket bestaat o.a. uit:

• Secretariële ondersteuning:

  • Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team)overleggen

  • Verzorgen van correspondentie

  • Organiseren van bijeenkomsten

• Administratieve ondersteuning:

  • Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten

  • Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

  • Opstellen van conceptoffertes, verwerken/controleren van declaraties en versturen van facturen

• Organisatorisch:

  • Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

  • Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand

  • Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten, vieringen en vrijwilligersactiviteiten

• HR- en communicatietaken (ondersteunend):

  • Ondersteuning bij onboarding van nieuwe medewerkers

  • Bijhouden van personeelsdossiers

  • Meewerken aan interne en externe communicatie, nieuwsbrieven en eenvoudige PR-uitingen (o.a. social media)

  • Bijhouden van externe websites waar o.a. activiteiten en vacatures van Stichting TEAM ED zichtbaar zijn

• Procesverbetering:

  • Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen

Gevraagd

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 24 - 32 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact, Wordpress en Mailchimp is een pré
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen

Aanbod

• Bruto fulltime salaris tussen €3.026 en €4.523, afhankelijk van senioriteit en ervaring (conform cao Sociaal werk - schaal 7)
• 8% vakantiegeld + 8,3% eindejaarsuitkering (IKB budget)
• 170 verlofuren o.b.v. een fulltime dienstverband 
• Reiskostenvergoeding
• Goede pensioenregeling 
• Persoonlijke opleidingsbudget
• Overige arbeidsvoorwaarden conform cao Sociaal Werk

High Quality Recruitment ondersteunt TEAM ED exclusief in deze procedure. Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Brett Michiels, te bereiken via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of via 06 - 21 93 79 65.

Waar je gaat werken