Flexibel inzetbare Bestuursassistent Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Flexibel inzetbare Bestuursassistent.

Als flexibel inzetbare bestuursassistent ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. Je ondersteunt samen met andere bestuursassistenten, woordvoerders en bestuursadviseurs twee of meer bestuurders en zorgt ervoor dat alles vlot verloopt, ook bij een hoge werkdruk. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en bewaart rust en structuur, zelfs in hectische situaties. Je werkt samen met je collega's om de grote puzzel steeds opnieuw te leggen en een soepele ondersteuning van de bestuurders te garanderen. Geen dag is hetzelfde.

Verantwoordelijkheden

Jouw taken bestaan onder andere uit:

• Ondersteunen van één of meerdere bestuurders samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur over de gehele breedte van hun portefeuilles.
• Coördineren van de stukkenstroom en regie voeren over de agenda, waarbij je geen detail mist.
• Optreden als aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de bestuurder(s).
• Programmeren van zeer complexe agenda's en actief scannen op belangrijke berichten in mailboxen.
• Op eigen initiatief afhandelen van mailberichten of bespreken met de bestuurder, bewaken van de workload en grip houden op de agenda.
• Op de hoogte zijn van zaken binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceren over de voortgang met de bestuurder, het team en portefeuilleonderdelen.
• Meedraaien in het team van adviseurs rond de collegeleden, stevig aan tafel zitten en inbreng leveren op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken.
• Overzicht houden in een complexe setting en de juiste prioriteiten stellen.
• Zorgen dat de voorbereiding voor diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Resultaat

Je zorgt voor een professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning van één of meerdere bestuurders. Je borgt rust en overzicht in de dagelijkse hectiek, houdt regie over complexe agenda’s en stukkenstromen en fungeert als stevig en verbindend aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het team van adviseurs en ondersteunt het bestuurlijke proces door proactieve signalering, prioritering en heldere communicatie.

Gevraagd

• Minimaal mbo-opleiding afgerond, met relevante werkervaring op hbo-niveau
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris of algemeen directeur
• Meerdere jaren werkervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur een G4 of gemeente met meer dan 100.000 inwoners
• Digitale vaardigheid en bekendheid met systemen zoals Office 365, iBabs en Zaaksysteem, of het vermogen deze snel eigen te maken
• Inzetbaarheid op woensdag en vrijdag

Pré

• Kennis van de stad/regio Utrecht
• Stressbestendig en in staat overzicht te houden in een complexe setting en de juiste prioriteiten te stellen
• Vaardig in het managen van jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving
• Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel en positief ingesteld met een flinke dosis humor

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.