Ondersteuner Inkoop & Contracten Pijnacker • FlexIntens Werving, Selectie & Detachering

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Je komt te werken binnen het team Bedrijfsbureau, dat onderdeel uitmaakt van het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Het Bedrijfsbureau ondersteunt alle domeinen op overstijgende onderwerpen zoals Inkoop, kwaliteitsmanagement en projectmanagement. Je maakt onderdeel uit van het cluster Inkoop & Contracten, en werkt daardoor direct samen met inkoopadviseurs, de ondersteuners en je collega contractmanagers.

Opdracht

• Beheren en monitoren contractdata en contractafspraken in het contractbeheersysteem;
• Acties uitzetten bij contractmanagers en de vak-afdeling op basis van contractafspraken;
• Nieuwe contracten invoeren voor de inkoopadviseurs, contractmanagers en de vakafdelingen;
• Beheersen en bewaken van de kwaliteit van de data in het contractbeheersysteem;
• Zorgdragen voor een correcte vastlegging van contractafspraken in een overeenkomst, zorgen voor de ondertekening en kritisch meedenken over het verbeteren van de standaardovereenkomsten;
• Nadenken over de werkprocessen en gebruikte sjablonen, zodat deze continu verbeterd kunnen worden;
• Acteren als applicatiebeheerder van het contractbeheersysteem en beheren van de toegang van gebruikers tot de contracten;
• Beheren en verbeteren van de sjablonen voor brieven en andere contractdocumenten;
• Verzamelen van data, zoals financiële gegevens, in opdracht van de contractmanagers om hen te ondersteunen in de financiële bewaking van contracten;
• Kan gevraagd worden te ondersteunen bij schriftelijke vastlegging van vergaderingen met interne klanten en externe leveranciers.

Gevraagd

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met inkoopondersteuning binnen een gemeentelijke organisatie/regeling
2. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met contractbeheer, duidelijk weergeven in het cv
2. Minimaal 2 jaar werkervaring als inkoopondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie/regeling
3. Aantoonbare werkervaring met contractuele ondersteuning van enkelvoudig onderhandse inkooptrajecten, duidelijk terugkomend in het cv
4. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met contractbeheersysteem Mercell, benoem waar dit is opgedaan
5. Per 1 september beschikbaar voor 16 tot 32 uur per week voor de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingsopties

Aanbod

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

Waar je gaat werken