Ambtelijk secretaris examencommissie (2 vacatures - medior en senior) Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De afdeling Science Onderwijs- en Studentenzaken van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is op zoek naar twee nieuwe collega’s voor de functie van

Ambtelijk secretaris examencommissies (2 vacatures medior en senior, totaal 1,2 FTE)
Vacaturenummer: 15881

Wil jij zorgen voor een gestructureerde afhandeling van de verzoeken en besluiten van de examencommissie? Word jij blij van het toetsen van verzoeken aan wet- en regelgeving? Dan willen wij jou graag in ons team! 

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is volop in ontwikkeling op zowel wetenschappelijk als onderwijsgebied. Dagelijks wordt hier met passie gewerkt en gestudeerd om bij te dragen aan de maatschappij en haar uitdagingen. In samenwerking met facultaire en universitaire collega’s wordt er gewerkt aan een inspirerende leeromgeving voor studenten en docenten. 

De afdeling Science Onderwijs en Studentzaken (SOSZ) ondersteunt de onderwijsorganisatie en is verantwoordelijk voor het beleid, service, kwaliteit en logistieke processen. Het gaat daarbij om dienstverlening aan ruim 6000 studenten, in 10 bacheloropleidingen, 15 masteropleidingen en 15 minoren. 

Sinds een aantal jaar beschikt de faculteit over een (deels) gezamenlijk ambtelijk secretariaat voor de examencommissies. Dit team bestaat momenteel uit twee ambtelijk secretarissen en een ondersteuner. In aanloop naar een facultairbrede dienstverlening breiden we het team uit. Daarom zoeken we naar twee gemotiveerde collega’s (een senior en een medior) die samen met ons deze volgende stap tot een succes gaan maken.

Dit ga je doen 
Als ambtelijk secretaris ben je hét aanspreekpunt van de examencommissie voor studenten, docenten, opleidingscoördinatoren en andere betrokkenen bij de opleiding. Je hebt veel contact met het beleidsteam en de andere collega´s bij de afdeling SOSZ. 

Jij levert met jouw kennis, ervaring en enthousiasme een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de dienstverlening en de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat. 

Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Het voorbereiden, afwikkelen en archiveren van besluitvorming van examencommissies;
• Het procedureel, beleidsmatig en juridisch adviseren van de examencommissies;
• Het voeren van correspondentie namens de examencommissie;
• Het voorbereiden en plannen van vergaderingen met aansluitend het verzorgen van de verslaglegging;
• Het opstellen en bewaken van de jaaragenda van examencommissies en voorbereiding van hun jaarverslagen;
• Het voorbereiden van en bijdragen aan de behandeling van beroepszaken en het vertegenwoordigen van de examencommissie bij beroepsprocedures;
• Het ondersteunen bij de kwaliteitsborging van de toetsing; 
• Een bijdrage leveren aan de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat binnen de organisatie.

Dit breng jij mee

• Minimaal HBO niveau (bij voorkeur een juridische opleiding); 
• Aantal jaren relevante werkervaring in het hoger onderwijs;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, in het bijzonder de WHW;
• Stressbestendigheid en gemakkelijk hoofd- van bijzaken kunnen scheiden;
• Zelfstandig en in opdracht parallel veel verschillende taken zorgvuldig uitvoeren;
• Gestructureerd werken en goed plannen en organiseren. 
• Sterke communicatieve en organisatiesensitieve vaardigheden, om effectief te kunnen samenwerken met diverse belanghebbenden;
• Oplossings- en servicegericht werken; 
• Resultaatgericht werken;
• Nederlands en Engels in woord en geschrift goed beheerst.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Hier ga je werken
Faculty of Science: midden in het innovatieve hart van Leiden

Impact maken door oplossingen te bedenken voor de uitdagingen van de toekomst. Dan doen we met ons onderwijs en onderzoek in biodiversiteit en duurzaamheid, kunstmatige intelligentie, complexe netwerken en AI, nieuwe medicijnen, quantum en sterrenstelsels. Bevlogen medewerkers en nieuwsgierige studenten zijn de kern van onze faculteit. 

Samen werken we op een gloednieuwe campus met hightech laboratoria, prachtige collegezalen en heel veel plek om elkaar te ontmoeten. We lunchen vaak samen, maken een wandeling in het naastgelegen park, borrelen met collega’s en doen mee aan de facultaire activiteiten.  

De afdeling 
Science Onderwijs- en Studentenzaken (SOSZ) ondersteunt de onderwijsorganisatie van de hele faculteit. Allerlei onderwijsgerelateerde vraagstukken komen in deze afdeling samen. SOSZ bevat de volgende teams: de Studentenadministratie, het Science International Office, Wellbeing Office, Teacher Support Desk, Functioneel Beheer, Roostering, Onderwijsbeleid en -kwaliteitszorg, Career Services en het Honours College.

Dit bieden wij je 
Je kunt rekenen op een interessante en maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. Faculty of Science bevindt zich op het BioScience Park, dé hotspot voor onderwijs en innovatietechnolgie met 400 toonaangevende bedrijven, startups en onderzoeksinstellingen. Met uitstekende openbaar vervoerverbindingen, parkeermogelijkheden, moderne faciliteiten en een dynamische sfeer biedt deze locatie de perfecte plek om wetenschap en innovatie samen te brengen. 

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. 

Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris, afhankelijk van opleiding en werkervaring, van minimaal € 3.537,- en maximaal € 5.331,- bruto per maand (schaal 9 voor de medior positie of 10 voor de senior positie) bij een fulltime aanstelling (38 uur). Alle informatie hierover kan je nalezen op: .  
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking. 

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: 

Dit vinden wij belangrijk 
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten? 
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Let op! 
Wij zoeken 2 nieuwe collega’s voor totaal 1,2 fte. Geef bij je sollicitatie duidelijk aan voor hoeveel fte/uur je wilt werken.

• Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem voor meer info contact op met Arianne Pen, Hoofd SOSZ, via via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv.
• Solliciteren kan tot 13 augustus 2025, sollicitaties nemen wij direct in behandeling.
• Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: