Medewerker Studentzaken (0,6 - 0,8 fte) Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Medewerker Studentzaken (0,6 – 0,8 fte)
Dienst Onderwijs en Studentzaken (OSZ) – Faculteit Geesteswetenschappen, campus Leiden
Ben jij een organisatietalent met hart voor studenten en onderwijs? Vind je het leuk om administratieve processen soepel te laten verlopen en samen te werken in een dynamisch team? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Als Medewerker Studentzaken werk je binnen een team van collega’s dat samen verantwoordelijk is voor de ondersteuning van het onderwijsproces. Afhankelijk van het moment in het academisch jaar werk je aan specifieke onderdelen zoals het afstudeerproces, vakinschrijvingen of de tentamenorganisatie. Daarnaast coördineer je één of meerdere kernprocessen, zoals het bindend studieadvies, evaluaties of roostering.

Je bent ook betrokken bij het organiseren van evenementen, zoals buluitreikingen en voorlichtingsbijeenkomsten voor studenten. Naast je uitvoerende taken denk je actief mee over het verbeteren van processen en procedures. De dienst is volop in ontwikkeling, met een focus op kwaliteit en samenwerking, en jouw bijdrage daarin is belangrijk.

Wat breng je mee?
We zoeken een proactieve en gestructureerde collega die goed functioneert in een dynamische omgeving en graag het verschil maakt voor studenten. Je herkent je in het volgende profiel:

• Je werkt georganiseerd, zelfstandig en behoudt overzicht – ook onder tijdsdruk;
• Je bent een teamspeler met goede communicatieve vaardigheden;
• Je hebt minimaal een havodiploma, bij voorkeur met afgeronde vervolgopleiding;
• Je leert snel nieuwe systemen aan en werkt graag digitaal;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je werkt accuraat, efficiënt en bent organisatiesensitief;
• Ervaring in het (hoger) onderwijs is een pré, affiniteit met de onderwijssector is essentieel;
• Je hebt een flexibele, opgewekte en servicegerichte instelling.

Voorbeelden van werkzaamheden (afhankelijk van het moment in het jaar):

• Ondersteunen van het afstudeerproces in samenwerking met het ambtelijk secretariaat van de examencommissie;
• Baliediensten en eerstelijns contact met studenten;
• Monitoren en ondersteunen van het vakinschrijfproces via het studentinformatiesysteem uSis;
• Beantwoorden van vragen van studenten en docenten per e-mail en telefoon;
• Ondersteunen bij zaalaanvragen, studiegidsen en opleidingswebsites;
• Meedraaien in grootschalige processen zoals de tentamenorganisatie en het diplomeringstraject;
• Afstemming met onderwijscoördinatoren en studieadviseurs, o.a. rond studenten met een functiebeperking;
• Archiveren van student- en toetsdossiers.

Waar ga je werken?
De Faculteit der Geesteswetenschappen staat bekend als een uitstekende faculteit, rijk aan veelzijdige expertise op het terrein van filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. De faculteit is georganiseerd in zeven instituten en heeft opleidingen in Leiden en Den Haag. Met zeker 1000 medewerkers verzorgt de faculteit op dit moment 27 master- en 24 bacheloropleidingen voor ruim 7000 studenten. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten, en met onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Hierin wordt de organisatie ondersteund door een professionele staf.

Binnen de faculteit is de Dienst Onderwijs en Studentzaken (OSZ) de verbindende schakel in de organisatie en ondersteuning van het onderwijs. De afdeling verzorgt activiteiten voor het onderwijsproces – van strategie en ontwikkeling tot uitvoering in de praktijk – en doet dit met diverse teams. Als medewerker studentzaken werk je binnen de afdeling Onderwijsondersteuning.

Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden streeft ernaar een inclusieve gemeenschap te zijn waarin studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen, en zich optimaal kunnen ontwikkelen. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en onderzoek en draagt bij aan kwaliteit.

Wat bieden wij?

• Een jaarcontract van 12 maanden. De aanstelling vindt plaats conform de CAO Nederlandse Universiteiten.
• Een dienstverband van 0,6-0,8 fte;
• Een salaris van minimaal € 2.899,- en maximaal € 3.809,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (UFO-profiel: Medewerker Studentzaken 3, schaal 7);
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), betaald ouderschapsverlof, uitstekende opleidingsfaciliteiten en een keuzemodel voor arbeidsvoorwaarden op maat.

Meer informatie?
Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Wouda Zandbergen, afdelingshoofd onderwijsondersteuning, via via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv.

Solliciteren?
Solliciteer uiterlijk op 31 augustus 2025 via ons online sollicitatiesysteem. Klik op de blauwe button bovenaan de vacaturepagina. De eerste gesprekken zullen in de tweede week van september plaatsvinden.