Inkoopspecialist Utrecht • Pro-Act IT

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze directe eindklant in de omgeving Amersfoort, zijn wij op zoek naar een inkoopspecialist.

• Start: zo spoedig mogelijk 
• Duur: 6 tot 9 maanden, met optie tot verlenging
• Inzet: 32 - 40 uur per week 
• Tarief: marktconform
• Locatie: hybride

Organisatie- en afdelingsomschrijvingen

Onze directe eindklant is een onafhankelijke financiële instelling zonder winstoogmerk. Ze staan voor duurzaam financieren met een hoog maatschappelijk rendement. Ze hebben een goede reputatie en netwerk bij nationale, provinciale en gemeentelijke overheden en marktpartijen. Door de juiste marketing & communicatie middelen in te zetten zorgen zij samen met deze partners dat ze particulieren en bedrijven bereiken.

Opdrachtomschrijving

Onze eindklant is bezig met het professionaliseren en centraliseren van haar inkoopfunctie. Momenteel wordt de inkoop van niet-IT-gerelateerde producten en diensten grotendeels decentraal uitgevoerd, wat leidt tot versnippering, een gebrek aan procesdiscipline en onvoldoende grip op risico’s en uitgaven. Voor de centrale inkoop van IT-oplossingen zijn al de eerste stappen gezet. De opdracht sluit aan op deze eerdere ontwikkelingen.

Het betreft een tijdelijke opdracht gericht op de begeleiding en realisatie van een centraal aangestuurd inkoopproces. Dit omvat het opzetten van ondersteunende kaders, rollen, templates en borgingsmechanismen. 

Taken en verantwoordelijkheden: 

• Het uitvoeren van een intake en analyse van de huidige inkooppraktijk, inclusief het inventariseren van knelpunten, risico’s, verbetervoorstellen en wensen vanuit verschillende disciplines zoals de business, juridische zaken, compliance, IT en contractbeheer.
• Het ontwerpen, implementeren en vastleggen van een centraal inkoopproces met heldere procesfasering, rolverdeling, risicobeoordeling en differentiatie naar inkoopcategorie. Dit omvat ook het actualiseren van het inkoopbeleid en het opstellen van een gebruikershandleiding met toelichting op processtappen, rollen en formats.
• Het inrichten en afstemmen van alle relevante rollen binnen het inkoop- en contractmanagementproces (zowel structureel als casus gebonden), met expliciete toewijzing van verantwoordelijkheden voor risicobeoordeling, besluitvorming en inhoudelijke input per procesfase.
• Het ontwikkelen van een gestandaardiseerde set templates (zoals inkoopverzoek, risicobeoordeling, programma van eisen, offertebeoordeling en gunning), inclusief instructies voor uniforme toepassing en overdraagbaarheid.
• Het voorbereiden en uitvoeren van een representatief inkooptraject als pilot, inclusief begeleiding van betrokkenen en volledige documentatie.
• Het evalueren van het pilottraject, verwerken van feedback, en verder ontwikkelen van het proces en de hulpmiddelen op basis van praktijkinzichten.
• Het inrichten van centrale opslag, monitoring en auditability, met richtlijnen voor documentbeheer, toegangsbeheer, versiebeheer en audit trails.
• Het borgen van het proces in de organisatie door middel van communicatie, kennisoverdracht, gebruikerstraining en integratie in de reguliere besturingsstructuur, inclusief het ontwerpen van eenvoudige mechanismen voor centrale sturing en monitoring van decentrale inkoopactiviteiten.

Functie-eisen

• Afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting (bijv. bedrijfskunde, rechten, inkoopmanagement).
• Minimaal 15 jaar ervaring met complexe inkooptrajecten binnen meerdere organisaties.
• Aantoonbare ervaring met inkoop binnen zowel de publieke sector als bij financiële instellingen.
• Volledige beheersing van het inkoopvak: van behoeftebepaling tot contractmanagement en beheer/service management.
• Ervaring met de inkoop van outsourcing- en ICT-gerelateerde projecten.
• Ervaring met het opzetten en (tijdelijk) aansturen van een centrale inkooporganisatie.
• Ervaring met risicobeheersing, juridische aspecten en compliance in inkoopdossiers.

Competenties:

• Analytisch sterk en in staat om snel hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
• Communicatief vaardig, met gevoel voor organisatiecultuur en bestuurlijke verhoudingen.
• Resultaatgericht en zelfstandig, met een scherp oog voor procesverbetering en implementatie.
• In staat om verschillende belanghebbenden te betrekken en te verbinden.
• Hands-on mentaliteit: denkt en doet mee, van beleidsontwerp tot praktische uitvoering.
• Gestructureerd en planmatig werkend, met gevoel voor detail zonder het overzicht te verliezen.
• Verbindend leiderschap: weet draagvlak te creëren voor verandering in een inhoudelijk en multidisciplinair krachtenveld.

Interesse?

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige cv waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt. Hoelang wij deze gegevens bewaren en andere aan onze diensten gerelateerde AVG-zaken zijn te lezen in ons privacy statement, voor partners verwijzen we graag naar het statement voor partners. Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

• Naam;
• Woonplaats;
• Beschikbaarheidsdatum;
• Hoeveel uur per week;
• Eigen medewerker of freelance;
• Vakantie;
• Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten;
• NEN4400-1 Certificering; Ja/Nee.