Specialist -Kwaliteitscontroles en controlerapportages Eindhoven • Masters in Public

Opdracht
Inleiding
De gemeente Eindhoven is per 1 januari 2025 over naar een nieuw financieel pakket (ERPx). Ook de manier waarop financiële gegevens beschikbaar worden gesteld aan gebruikers verandert. Voorheen gebruikten we Cognos als rapportagetool. Nu kiezen we ervoor om financiële data dagelijks uit ERPx te laden in een datawarehouse. Hierin wordt ook data uit andere systemen opgenomen.
Een team van data- en rapportagespecialisten bouwt datamarts in dit datawarehouse, zodat gebruikers via Power BI rapportages toegang krijgen tot de gegevens. Daarnaast kunnen bepaalde financiële gebruikers rapportages rechtstreeks in ERPx raadplegen.

Op dit moment werken we aan het in kaart brengen welke financiële rapportages nog ontbreken, zodat we tijdig financiële controles kunnen uitvoeren richting de jaarrekening 2025.

We moeten definiëren wat we nodig hebben aan de rapportbouwers (ERPx en/of Power BI), vervolgens testen of het rapport werkt en daarna ook daadwerkelijk de kwaliteitscontroles uitvoeren. Omdat op onderdelen de processen zijn veranderd moet ook de bijbehorende werkinstructie (hoe voer je de kwaliteitscontrole uit) in een aantal gevallen nog worden vastgelegd en beschreven.

Taken en verantwoordelijkheden opdrachtnemer
• Je stapt in de lopende trein in en je pakt een coördinerende en uitvoerende rol om in beeld te brengen welke financiële (controle) rapportages nog nodig zijn voor controllers en Concern Financiën. Denk hierbij aan:
o Periodieke controle en monitoring van de investeringsbegroting incl. Jaaroverhevelingen).
o Periodieke controle en monitoring van de meerjarenbegroting exploitatie.
o Controles op de afwikkeling van projecten naar de juiste activa (juiste triggers, correcte verwerking).
o Beschikbaar hebben van de juiste financiële overzichten, die voldoen aan de BBV- richtlijnen ten behoeve van het financiële statenwerk in begroting en jaarrekening
• Je vertaalt de wensen van financiële gebruikers naar concrete eisen en stemt deze af met:
o Functioneel beheerders van ERPx (rapportages binnen ERPx).
o Datateam Informatisering en Beheer (rapportages in Power BI).
Je maakt daarbij duidelijk onderscheid tussen ‘must haves’ en ‘nice to haves’.
• Je test samen met gebruikers de ontwikkelde rapportages en bepaalt samen met de rapporteigenaar wanneer een rapport in productie kan.
• Je voert kwaliteitscontroles uit rond de investerings- en exploitatiebegroting en legt vast hoe deze controles zijn uitgevoerd en welke rapportages zijn gebruikt zodat dit na de afronding van het project aan de staande organisatie kan worden overgedragen.
• Je denkt mee over en initieert aanvullende uploadsheets (postbacks) ter ondersteuning van kwaliteitscontroles.

Met wie doet de opdrachtnemer dat?
• Je hebt actieve afstemming en werkt nauw samen met:
o Collega’s van Concern Financiën, financieel controllers, financiële administratie en programma- en projectbeheersers.
o Functioneel beheerders van ERPx (rapportages binnen ERPx)
o Het datateam (Power BI).
o Externe consultants van de leverancier van de software
• Je rapporteert over de voortgang aan de projectleider Nieuw Financieel Systeem en het afdelingshoofd Concern Financiën.

Wat brengt de opdrachtnemer mee (Gewenste vaardigheden en Ervaring)?
• Goede kennis van wet- en regelgeving (BBV, Gemeentewet, etc.).
• Sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden.
• Ervaring met het bepalen van rapportagewensen vanuit gebruikersperspectief en deze vertalen naar functioneel beheer en dataspecialisten.
• Kennis van ERPx is een belangrijke pré.

Wat levert opdrachtnemer op? (Eindresultaat opdracht)
• Uitgevoerde en gedocumenteerde kwaliteitscontroles op investerings- en exploitatieprocessen.
• Een overzicht van alle gecontroleerde punten en gebruikte rapportages.
• Beschikbare financiële (controle)rapportages.
• Aangepaste werkinstructies en procesbeschrijvingen i.r.t. de kwaliteitscontroles.