Coördinerend Directiesecretaresse Lelystad • Masters in Public

Omschrijving
Voor ROC van Amsterdam en Flevoland zijn wij op zoek naar een Coördinerend Directiesecretaresse. Ze zoeken een interim coördinerend directiesecretaresse op onze 2 MBO colleges.

Waar kom je te werken:
Je werkt in het hart van ons mooie onderwijs. Als directiesecretaresse ontzorg je samen met een collega de directie van twee MBO colleges en lever je proactief secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Het is goed om te weten dat er de afgelopen maanden onderbezetting is geweest door zieke collega’s. Dit speelt ook nog bij start van de opdracht. Het is daarom belangrijk dat je orde in de chaos kunt scheppen en goed hoofd- van bijzaken kunt onderscheiden.

Onderdeel van deze opdracht is om orde op zaken te stellen op ons secretariaat en structuur aan te brengen. De afgelopen maanden is er onderbezetting geweest door zieke collega’s. Dit speelt ook nog bij start van de opdracht. We vragen je om te onderzoeken wat er nodig is om het secretariaat weer een fijne spil in de organisatie te laten zijn. Dit uiteraard in samenspraak met de collega’s en directie. Het functioneel aansturen van het directiesecretariaat is ook onderdeel van de opdracht. Verzuimbegeleiding ligt initieel wel bij de voorzitter directie, maar begeleiden werkzaamheden re-integrerende medewerkers en zorgdragen voor een nieuwe structuur en werkafspraken ligt wel bij jou.
Je schakelt snel, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op zorgvuldige wijze op lopende en ad hoc zaken.

Werkzaamheden betreft naast bovenstaande ook uit agendabeheer, organiseren en notuleren van vertrouwelijke overleggen, het bewaken van de gemaakte afspraken. Tevens ben je betrokken bij het organiseren van diverse bijeenkomsten. Je hebt in deze functie ook te maken met een veelheid van in- en externe contacten. Je werkplek varieert tussen Hoofddorp en Amstelveen.