Afdelingssecretaresse Zwolle • Multiselect Publiek

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als afdelingssecretaresse werk je nauw samen met teammanagers Assetmanagement.  In deze functie bied je op een efficiënte, effectieve en proactieve manier secretariële en administratieve ondersteuning aan het teammanagement. Ook zullen de collega’s regelmatig een beroep op je doen voor het coördineren van interne en externe complexe afspraken.  Je beheert de agenda's van het teammanagement plant diverse belangrijke bijeenkomsten zoals, RW&O-gesprekken, team overleggen, trainingsdagen, intervisies, en andere vergaderingen of bijeenkomsten. Het aan- en afmelden van personeel, evenals het regelen van inhuur en uitbesteed werk, vallen ook onder jouw verantwoordelijkheid. In overleg met de managementsecretaresse maak je beslissingen over je eigen werkzaamheden binnen de overeengekomen kaders.

Daarnaast voer je enkele specifieke taken uit, waaronder:

• Agendabeheer.
• Inplannen en organiseren van afdeling overleggen.
• Coördineren van AM-documenten voor het MT.
• Beheren van de AM-afdelingssite en AM-brede informatie.
• Verzorgen van correspondentie m.n. zienswijze van alle teams met goedkeuringen/handtekeningen
• Onboarding van nieuwe medewerkers (praktische zaken)
• Vervangen van de managementsecretaresse AM tijdens verlof of vakantie.

Met deze aanvullende werkzaamheden zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de afdelingen soepel verloopt, terwijl je bijdraagt aan de algemene efficiëntie en organisatie van de teams.

• Startdatum:   01-09-2025
• Einddatum:   01-11-2025
• Uren:            24
• Optie op verlenging 
• Opdracht is niet uitvoerbaar als ZZP'er
• Schaal 7

•  Mbo werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in secretariële dan wel soortgelijke functie;
• Je beschikt over een secretaresseopleiding hebt een goede beheersing van het MS Officepakket.

Waar je gaat werken

Een uitdagende baan met maatschappelijke impact: daarvoor kom je bij Vitens. Onze ambitie? Elke druppel duurzaam in 2030! We zetten al onze kennis, kunde, vakmanschap en energie in om dit mogelijk te maken. Ook die van jou. We zoeken daarom de juiste talenten en zorgen dat iedereen zich kan blijven ontwikkelen om voorop te blijven lopen. Vitens is niet alleen een open, betrokken en innovatief bedrijf dat al tientallen jaren betrouwbaar drinkwater levert, maar ook een deskundig adviseur en samenwerkingspartner.

Ben je op korte termijn beschikbaar of wil je meer weten over de rol van Afdelingssecretaresse? Neem dan contact op met Edgar via telefoon: 06 - 30 64 72 85 of per mail: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.