Secreterial Assistant Capelle aan den IJssel • Page Personnel

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als Secretarieel Assistent ondersteun je de wereldwijde documentworkflow en het handtekeningproces door inkomende verzoeken te beoordelen, documenten te controleren en handtekeningtrajecten te coördineren. Je zorgt voor structuur, voorkomt fouten en houdt overzicht over lopende en afgeronde dossiers.

Omschrijving

* Beheren van de groepsmailbox: beoordelen van verzoeken en bepalen van vervolgstappen.
* Nagaan of documenten klaar zijn voor ondertekening.
* Opvolgen van ontbrekende of onduidelijke gegevens.
* Controleren of een huidige DocuSign-envelop ongeldig gemaakt moet worden of dat er een nieuwe nodig is.
* Identificeren van handtekeningenstromen, de volgorde aan klantzijde en of een ander team al actie heeft ondernomen.
* Verzoeken doorsturen naar de juiste afdeling indien nodig.
* Controleren van meerdere platforms voordat je reageert: DocuSign voor VS, EMEA, APAC, Client Central, WebSignature, SharePoint.
* Bijhouden van de status van dossiers: in behandeling, geüpload, afgerond - en deze organiseren in de juiste mappen.
* Ondersteunen bij verschillende documenttypes: GMSA's, werkorders, amendementen, SOW's, belastingbrieven, meldingen van beveiligingsincidenten.
* Verwerken van fysieke post die binnenkomt.
* Helpen bij het terugvinden van eerdere overeenkomsten via inboxarchieven, e-mails of papieren archieven (archief op kantoor in Nederland).
* Internationale samenwerking binnen het team ondersteunen, vooral tijdens vakanties of drukke periodes.

* Nieuwe e-mails verwerken in de groepsmailbox.
* Opvolgen van openstaande verzoeken met ontbrekende informatie.
* DocuSign-enveloppen beoordelen en vervolgstappen bepalen.
* Binnengekomen documenten in de juiste mapstructuur plaatsen.
* Het volgsysteem bijwerken en urgente zaken escaleren.
* Deelnemen aan een of meerdere WebEx-vergaderingen om details te verduidelijken of collega's te helpen.
* SharePoint controleren op ontbrekende of dubbele documenten.
* Samenwerken met teamleden in zowel EMEA als de VS.

Profiel van kandidaat

* Uitstekende aandacht voor detail en organisatorische vaardigheden.
* Sterke schriftelijke communicatie - vooral bij opvolgingen en standaardberichten.
* Bekendheid met documentworkflows, juridische documenten of contractbeheer.
* Ervaring met DocuSign, SharePoint of vergelijkbare tools.
* Zelfstandig kunnen werken en de juiste vragen op het juiste moment stellen.
* Een dienstverlenende houding en een proactieve aanpak bij het oplossen van problemen.
* In staat zijn om taken te prioriteren en effectief te werken met deadlines die elkaar overlappen.

Aanbod

Salaris

Waar je gaat werken

De klant is een internationaal opererend bedrijf dat diensten levert aan andere organisaties op het gebied van personeels- en administratieve processen. Ze werken met teams over de hele wereld en richten zich op het optimaliseren van interne workflows, compliance en klantgerichte ondersteuning.