Afdelingssecretaresse Zwolle • OverheidZZP

In het kort: Je gaat als afdelingssecretaresse het teammanagement ondersteunen door agendabeheer, het coördineren van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten, terwijl je bijdraagt aan de efficiëntie binnen de afdeling Asset Management.

Afdelingssecretaresse 24-32 uur pw

Wat doet een afdelingssecretaresse bij Vitens?
Als afdelingssecretaresse werk je nauw samen met teammanagers Assetmanagement. In deze functie bied je op een efficiënte, effectieve en proactieve manier secretariële en administratieve ondersteuning aan het teammanagement. Ook zullen de collega’s regelmatig een beroep op je doen voor het coördineren van interne en externe complexe afspraken. Je beheert de agenda’s van het teammanagement en plant diverse belangrijke bijeenkomsten zoals RW&O-gesprekken, teamoverleggen, trainingsdagen, intervisies en andere vergaderingen of bijeenkomsten. Het aan- en afmelden van personeel, evenals het regelen van inhuur en uitbesteed werk, vallen ook onder jouw verantwoordelijkheid. In overleg met de managementsecretaresse maak je beslissingen over je eigen werkzaamheden binnen de overeengekomen kaders. Daarnaast voer je enkele specifieke taken uit, waaronder:
– Agendabeheer.
– Inplannen en organiseren van afdelingsoverleggen.
– Coördineren van AM-documenten voor het MT.
– Beheren van de AM-afdelingssite en AM-brede informatie.
– Verzorgen van correspondentie m.n. zienswijze van alle teams met goedkeuringen/handtekeningen.
– Onboarding van nieuwe medewerkers (praktische zaken).
– Vervangen van de managementsecretaresse AM tijdens verlof of vakantie.

Met deze aanvullende werkzaamheden zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken binnen de afdelingen soepel verloopt, terwijl je bijdraagt aan de algemene efficiëntie en organisatie van de teams.

Over de afdeling
Asset Management is eindverantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de assets, zoals winningen, productiebedrijven/zuiveringen en het leidingnet. Je vormt een team met de managementsecretaresse, die de verantwoordelijkheid heeft voor de ondersteuning van de directie en management binnen de afdeling.

Wat breng je mee aan kennis en vaardigheden?
Als nieuwe afdelingssecretaresse bij Vitens is het belangrijk dat je zowel inhoudelijke kennis en vaardigheden bezit. Je bent een energieke, flexibele persoonlijkheid met een positieve instelling. Je bent proactief en resultaatgericht in contact met anderen en komt goed tot je recht binnen een werkomgeving in ontwikkeling. Je gaat accuraat en planmatig te werk. Je werkt graag samen, maar bent ook uitstekend in staat om zelfstandig te werken. De verdere functie-eisen zijn:
– Mbo werk- en denkniveau.
– Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in secretariële dan wel soortgelijke functie.
– Je beschikt over een secretaresseopleiding en hebt een goede beheersing van het MS Officepakket.

Intake gesprekken zijn op 26 augustus: Zorg ervoor dat de kandidaat beschikbaar is voor een gesprek op locatie! Hybride werken is mogelijk!

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.