Management assistent Deventer • Witteveen+Bos

Als managementassistent binnen IMDS ben jij de verbindende schakel tussen alle teams. Je ondersteunt en ontzorgt het afdelingshoofd en de groepsleiders, helpt de collega’s waar mogelijk en zorgt ervoor dat processen soepel en efficiënt verlopen. Jij hebt een belangrijke rol in het beheren van agenda’s, het bewaken van overzicht, het organiseren van bijeenkomsten, en het coördineren van communicatie tussen verschillende disciplines. Je bent de sociale spin in het web die weet hoe het met iedereen gaat en je weet mensen te verbinden.

Met jouw organisatorische kwaliteiten en proactieve houding help je de afdeling om haar ambities waar te maken. Je denkt mee, anticipeert op behoeften en draagt bij aan een positieve, professionele en veilige werksfeer waarin innovatie, leren en samenwerking centraal staan.

In deze rol werk je veel met en voor het afdelingshoofd, de groepsleiders en diverse projectleiders. Taken waaraan je bijvoorbeeld kunt denken, zijn;

• managementondersteuning zoals planning, mailbox- en agendabeheer, documentbeheer;
• vergaderondersteuning (voorbereiden, notuleren en opvolgen van acties);
• projectondersteuning (planning, projectdocumentatie, opzetten projectdossiers, inrichten sharepoint);
• vraagbaak voor collega’s en hen wegwijs maken in systemen en processen;
• documenten huisstijlen en controleren op opbouw en taal;
• organiseren van bijeenkomsten (teamdagen, kennissessies, IMDS Monthly, regelen van faciliteiten;
• aanspreekpunt en verbinder tussen collega’s, inclusief een signalerende rol buiten de afdeling;
• pro-actief meehelpen in het automatiseren van werkzaamheden en slim gebruik maken van nieuwe functionaliteiten in MS Office en andere softwarepakketten.

De afdeling IMDS (Informatiemanagement en digital support) bouwt aan een toekomstgerichte bedrijfsfunctie Informatiemanagement, met als doel datagedreven werken en innovatie binnen de wereldwijde W+B organisatie te faciliteren. IMDS slaat de brug tussen businessbehoeften en IT-oplossingen: wij combineren domeinkennis met nieuwe technologieën zoals Artificial Intelligence (AI), en sturen actief op verandering, procesoptimalisatie en het effectief inzetten van informatiesystemen.

Een goede, centrale ‘datahuishouding’ is essentieel voor Witteveen+Bos. Daarom richt IMDS zich op het opzetten van effectief datamanagement, het ontwikkelen van een krachtig dataplatform en het stimuleren van slim en verantwoord hergebruik van data. Zo stellen we Witteveen+Bos in staat om sneller en beter gefundeerde beslissingen te nemen en optimaal in te spelen op veranderingen in de markt.

Bij de afdeling IMDS werken op dit moment 25 mensen, verdeeld over 6 teams: Datamanagement, Business intelligence, AI development, Geo-informatiemanagement, Enterprise architectuur en Integrale projecten Afdelingen. Alle teams worden ondersteund door IMDS Support, waar de management assistent onder valt.

Een succesvolle managementassistent voor IMDS is digitaal vaardig, proactief, communicatief sterk en organisatorisch zeer goed onderlegd, heeft minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau en voelt zich thuis in een dynamische, resultaatgerichte omgeving. Belangrijke vaardigheden zijn:

• digitaal vaardig: Uitstekende beheersing van Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) en snel kunnen werken met nieuwe digitale tools/platforms (zoals SharePoint);
• organisatietalent: Sterk in plannen, structureren en prioriteiten stellen; houdt overzicht bij veel taken en deadlines;
• proactief en resultaatgericht: Ziet werk liggen, denkt vooruit, neemt initiatief en werkt doelgericht naar resultaten;
• communicatief vaardig: Helder, professioneel en to-the-point kunnen communiceren, zowel schriftelijk als mondeling. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, in woord en geschrift;
• samenwerkend: Teamplayer die goed afstemt met collega’s en verbinding legt tussen mensen en verschillende disciplines;
• flexibel en stressbestendig: Kan snel schakelen, blijft rustig en accuraat bij drukte, onverwachte situaties of veranderingen in prioriteiten. • Discreet en integer: Kan vertrouwelijk omgaan met (gevoelige) informatie en handelt altijd zorgvuldig en betrouwbaar
• probleemoplossend vermogen: Denkt in oplossingen, schakelt makkelijk en ondersteunt bij het verbeteren van werkprocessen;
• leergierig en adaptief: Staat open voor innovatie, nieuwe werkvormen en persoonlijke ontwikkeling. Pre’s:
• ervaring binnen een (technische of digitale) projectorganisatie of bij een ingenieursbureau;
• affiniteit met digitalisering, datamanagement of informatiemanagement.

• samenwerking met leuke enthousiaste collega’s;
• een prettige, veilige werkomgeving waarin je je kunt ontwikkelen;
• veelzijdige en uitdagende werkzaamheden;
• dynamische omgeving, de afdeling is in opbouw;
• ruimte voor initiatief en verantwoordelijkheid;
• gedegen begeleiding en een breed aanbod aan in- en externe opleidingen;
• marktconform salaris en een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden.

Witteveen+Bos is een advies- en ingenieursbureau, dat wereldwijd oplossingen biedt voor complexe, technische en maatschappelijke vraagstukken op het gebied van water, infrastructuur, milieu en bouw. Vanuit een inspirerende werkomgeving werken onze ruim 1.450 medewerkers in multidisciplinaire projectteams aan fascinerende projecten in binnen- en buitenland. Ons werk vraagt steeds om nieuwe kennis en verantwoordelijkheden, vandaar dat persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling essentieel is en gestimuleerd wordt. Onze medewerkers hebben de ambitie het beste uit zich zelf te halen en kwalitatief de beste resultaten te leveren. Er is ruimte voor eigen initiatief en ondernemerschap. De aandelen van ons bureau zijn in handen van onze eigen medewerkers.

Heb je belangstelling voor deze functie, solliciteer dan direct online. Voor nadere inlichtingen over deze vacature kun je contact opnemen met Antoinette van Kolthoorn, afdelingshoofd IMDS, telefoon .