Administratief Medewerker Projectondersteuning ICT Rijswijk (ZH) • I3F - IT Consultancy

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als administratief medewerker projectondersteuning ICT werk je nauw samen met de projectleider/CEO. De projectleider/CEO is verantwoordelijk voor het implementeren van een ERP software binnen de organisatie van de klant.

Met jouw ondersteuning draag je bij aan het succes van deze ERP implementatie door onder andere te zorgen voor een vlekkeloze voorbereiding van een overleg, het updaten van actielijsten en het beantwoorden en archiveren van e-mails. Je bent verantwoordelijk voor alle administratieve taken. Hierin neem je initiatief en voel je eigenaarschap over jouw werk, zodat dit tijdig en juist voldaan wordt.

Geen dag is hetzelfde en elke ERP implementatie biedt nieuwe uitdagingen waarmee je jouw vaardigheden verder kunt ontwikkelen en doorgroeimogelijkheden kunt creëren.

Hoe zien jouw werkdagen eruit?
Je vaste werkdagen zijn maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. Op deze dagen ben je beschikbaar tussen 09:00 en 17:00 uur voor contactmomenten, samenwerkingsmomenten en vergaderingen.

Contactmomenten vinden in principe plaats tussen 09:00 en 10:00 uur met de projectleider/CEO. Deze momenten zijn bedoeld om de voortgang van jouw taken en verantwoordelijkheden te bespreken en zaken over te dragen. Samenwerkingsmomenten worden eveneens op deze dagen ingepland en vinden in principe plaats tussen 10:00 en 12:00 uur. Deze zijn gericht op afstemming en gezamenlijke uitvoering van taken.

Gedurende de rest van de dag ben je beschikbaar voor vergaderingen. Deze kunnen op wisselende tijdstippen worden ingepland, ook tussen 09:00 en 12:00 uur. In dat geval wordt het contactmoment en/of samenwerkingsmoment in overleg verplaatst naar een ander passend moment op dezelfde dag.

Wanneer er geen contactmoment, samenwerkingsmoment of vergadering gepland staat, kan je jouw overige uren flexibel indelen. Je hebt de vrijheid om jouw werkzaamheden te spreiden over de avonden of het weekend, afhankelijk van wat voor jou het beste werkt.

Normaliter werk je vanuit huis, maar je bent minimaal één keer per week (vrijdag) op ons kantoor in Rijswijk aanwezig. Daarnaast ben je minimaal twee keer per maand beschikbaar om naar een klant toe te gaan op locatie. De klanten van I3F zijn op dit moment onder andere gevestigd in: Borculo, Eindhoven, Raamsdonkveer en Rotterdam. Het is voor jou geen probleem om hier naartoe te reizen met het openbaar vervoer of met de auto.

Tijdens de eerste twee maanden vindt het inwerktraject plaats op jouw vaste werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur. In deze periode vragen we je daarom om standaard binnen deze werktijden beschikbaar te zijn.

De werkzaamheden bestaan uit:
· Agendabeheer
· Het beantwoorden en archiveren van e-mails van de klant
· Voorbereiden en organiseren van projectvergaderingen
· Bijhouden van de voortgang en uitvoering van projecten d.m.v. het documenteren van afspraken en beslissingen (bijvoorbeeld actielijsten bijwerken)
· Het najagen van de projectplanning door afstemming met de klant
· Assisteren bij het schrijven van projectplannen en rapportages
· Notuleren bij vergaderingen en deze notulen samenvatten en verwerken in de projectdocumentatie

Geïnteresseerd?
Solliciteer vandaag nog en word onderdeel van ons gedreven team! Wij ontvangen graag je CV en een korte motivatie van maximaal 250 woorden. Dit mag je sturen naar via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.. Wij doen ons best om vervolgens binnen een week te reageren op jouw sollicitatie.

Gevraagd

Wat vragen wij?
· Hoge mate van flexibiliteit.
· Ervaring met projectondersteuning, op ICT gebied is een pré.
· Kundig met agendabeheer en administratieve processen.
· Je werkt nauwkeurig, klantgericht en proactief.
· Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
· Je kan goed uit de voeten met Outlook, Word, PowerPoint en Excel.
· Je bent woonachtig in Den Haag of omgeving (Zuid-Holland).
· Het is een pré als je in het bezit bent van rijbewijs B.

Aanbod

Wat bieden wij jou?
· Hybride werk.
· Flexibele werkuren wanneer dit mogelijk is.
· Een laptop en indien nodig een telefoon in gebruiksleen.
· Als je eigen thuiswerkplek niet aan de Arbo-eisen voldoet, voorzien wij je van de benodigde apparatuur en materialen in gebruiksleen.
· De mogelijkheid tot een vast contract.
· Reiskostenvergoeding.
· 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek.
· Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
· Een goede pensioenregeling. Wij betalen 100% van je premie.

Uren

32 - 40 uur
Minimum is 32 uur per week, kan verhoogd worden naar 36/38/40 uur per week.