Executive Assistant Utrecht • Secretary Plus

Als Executive Assistant ben jij het kloppend hart achter twee directieleden: de Managing Director en Vice President van een internationaal moederbedrijf. Jij zorgt dat hun agenda’s niet alleen gevuld, maar vooral slim gevuld zijn. Mailboxen houd jij overzichtelijk, reizen en meetings regel je soepel en precies. Met jouw proactieve aanpak en scherpe organisatievermogen creëer je rust en overzicht in een hectische omgeving, waardoor de directie ongestoord kan focussen. 

Wat je gaat doen:

• Beheren: van de mailboxen en agenda’s van de MD en VP, inclusief het plannen van afspraken en het coördineren van gespreksruimtes.
• Organiseren: van reizen, zoals het boeken van vluchten, hotels en lokaal vervoer, en het regelen van inschrijvingen voor evenementen.
• Voorbereiden: van vergaderingen door agendapunten te verzamelen en actie- en besluitenlijsten uit te werken.
• Coördineren: van facilitaire en administratieve zaken, zoals het accorderen van documenten en het bewaken van deadlines.
• Oplossen: van onverwachte verstoringen, zoals geannuleerde vluchten, door snel en adequaat te schakelen.

• Salaris tussen €3.500,- en €4.259,- per maand
• Werkweek van 32-36 uur
• 25 vakantiedagen bij fulltime dienstverband
• Reiskostenvergoeding van €0,23 per km
• Netto internetvergoeding van €30,- per maand
• GSM van de zaak of eigen telefoon
• Volledig ingerichte thuiswerkplek voor optimale flexibiliteit
• Hybride werken, afgestemd op jouw balans
• Trainingen en opleidingen voor jouw groei
• Doorgroeikansen binnen een ambitieus bedrijf
• Hecht, gezellig team waar samenwerken centraal staat
• Innovatieve werkomgeving met persoonlijke aandacht
• Een moderne werkplek met de nieuwste technologieën
• Leuke teamactiviteiten en bedrijfsuitjes om de teamspirit te versterken

We zoeken een ervaren en georganiseerde professional met uitstekende communicatieve vaardigheden.

• Minimaal 2 ervaring als managementassistent, office manager of in een vergelijkbare functie;
• Gastvrije en enthousiaste houding;
• Oplossingsgericht en adhoc kunnen reageren;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (Duits is een pré).

Dit IT-bedrijf, gevestigd in Utrecht, is sinds 1990 actief en heeft zich ontwikkeld tot een moderne organisatie met bijna 300 medewerkers. Het ondersteunt meer dan 1000 organisaties in diverse sectoren, waaronder overheid en gezondheidszorg, met een focus op het optimaliseren van IT-omgevingen.

Bij deze organisatie draait alles om balans: toewijding aan klanten zonder het welzijn van medewerkers uit het oog te verliezen. Ze bieden een professionele werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei, teamwork en gezonde keuzes, ondersteund door een hechte en betrokken cultuur. Klaar om deel uit te maken van een organisatie waar jouw ontwikkeling en werkplezier centraal staan?