Secretaresse Balkbrug • Dienst Justitiële Inrichtingen

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Secretaresse

Binnen CTP Veldzicht is per direct vacatureruimte bij het secretariaat. Heb je belangstelling om te werken in de functie van secretaresse t.b.v. het management 32 uur.

Dit ga je doen als Secretaresse
Dan nodigen wij je graag uit om onderstaande te lezen en je belangstelling kenbaar te maken.

We zijn op zoek naar een persoon voor de functie van directiesecretaresse. Het gaat om administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de directeur behandeling en daarnaast om algemene secretariële werkzaamheden op het directiesecretariaat.

Taken:
Als secretaresse voer je administratieve en organisatorische werkzaamheden uit ten behoeve van de directeur behandeling.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Correspondentie vanuit de directeur behandeling; mailbox pro-actief scannen en op eigen initiatief zaken oppakken/afhandelen.
• Complex agendabeheer; afspraken plannen en contacten onderhouden t.b.v. van deze afspraken (bijeenkomsten plannen) voor de directeur behandeling (en Geneesheer-Directeur) met zowel externe partijen, als collega’s en termijnbewaking.
• Notuleren van overleggen; voorbereiden en verspreiden agenda en stukken / notuleren bijvoorbeeld hoofbehandelarenoverleg (4-wekelijks), psychiateroverleg (6-wekelijks in de avonduren) en ad-hoc overige overleggen overnemen van collega’s.
• Envoudige taken in geautomatiseerde systemen.
• Personeelszaken: verwerken; ziek- en herstelmeldingen, plannen functioneringsgesprekken, algemene vragen/verzoeken medewerkers beantwoorden en afhandelen, faciliteiten medewerkers aanvragen, sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken plannen, verwerken nieuwe aanstellingen, inwerkprogramma’s samenstellen, inkoopaanvragen nieuw personeel verwerken, verwerken en archiveren personeelsdocumenten, opdrachten/ taken afhandelen in P-Direkt, waaronder ook zaken met betrekking tot langdurig ziekteverzuim medewerkers/re-integratie (afspraken bedrijfsarts plannen, aanvragen naar UWV).
• Algemene ondersteuning t.b.v. het directiesecretariaat (oa opstellen, archivering en verzending van officiële correspondentie).

Gevraagd

Dit neem je mee
Je vindt het leuk om zaken te organiseren en te regelen en houdt de voortgang van de werkzaamheden correct bij. Je faciliteert op organisatorisch niveau de leidinggevende bij het uitoefenen van zijn of haar werkzaamheden.

Daarbij beschik je over;

• Relevante MBO 4 opleiding;
• Goede contactuele en sociale vaardigheden;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden en een goede beheersing van de nederlandse taal,een stressbestendige en flexibele instelling;

De volgende competenties zijn op het functieprofiel (FGR) van toepassing:

• Klantgerichtheid;
• Voortgangscontrole;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiesensitiviteit;
• Samenwerken;
• Oplossingsgericht;
• Stressbestendigheid;
• Zelfstandigheid;
• Initiatief;
• Zelfontwikkeling.

Aanbod

Dit kun je verwachten

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
• Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
• Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
• Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €3.879,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
• Dienstverband - Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
• Contractduur - 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week - 32
• Maximaal aantal uren per week - 32

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je
Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct via de sollicitatiebutton!
Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.