Projectleider Implementatie MS Teams & Sharepoint Houten • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ruim een jaar geleden is NWO gestart met het implementeren van Microsoft Teams, gericht op optimaal samenwerken. Dit project, genaamd Samenwerken met Teams, omvat ook het migreren van documenten van de G-schijf naar Sharepoint en het op orde brengen van het digitale archief. Na de eerste fase, waarin Teams voor samenwerking binnen afdelingen zijn vrijgegeven, staat nu de uitrol voor samenwerking over afdelingen heen en met externen gepland.

Voor het afronden van dit project zoeken wij een inhoudelijk en communicatief sterke projectleider met gedegen en bewezen kennis van MS Teams, Sharepoint, de Archiefwet en Informatiebeveiliging. Jij stuurt het projectteam strak en duidelijk aan, behoudt het overzicht, bent analytisch en verliest het einddoel niet uit het oog. Je rapporteert maandelijks aan de stuurgroep en stemt belangrijke informatie en stappen af met de opdrachtgever en relevante stakeholders. Als boegbeeld van de implementatie help je het project succesvol en zonder onnodige vertraging te voltooien.

Herstel fase 1:

• Identificatie en verwijdering van dubbele data die in fase 1 in Teams is gemigreerd
• Identificatie en afzonderen van niet-actieve data die toch is gemigreerd in een "kennisbank" voor latere migratie naar Sharepoint archief
• Realisatie van retentielabel op Teamniveau van de reeds bestaande afdelings-Teams

Realisatie fase 2:

• Inventarisatie per organisatieonderdeel welke Teams vrijgegeven kunnen worden voor interne project-, proces- en overlegorganen
• Uitbreiding van aantal template Sharepointsites van de Teams voorzien van retentielabels op basis van de selectielijst
• Inventarisatie per Team welke actieve data van de G-schijf gemigreerd moet worden naar het Team
• Inventarisatie per Team welk template van toepassing is in verband met het retentielabel
• Realisatie van het format (indeling kanalen) voor Teams in het financieringsproces in samenwerking met de gezamenlijke hoofden procesvoering
• Realisatie van een voorbeeldformat voor overige Teams voor project-, proces- en overlegorganen
• Realisatie van de migratie van actieve bestanden naar de ingerichte Teams

Realisatie fase 3:

• Uitvoering van activiteiten vergelijkbaar met fase 2, gericht op Teams voor samenwerking met externen buiten NWO
• Realisatie van adoptieactiviteiten en verbetering van het gebruik van samenwerken met Teams door medewerkers en afdelingen
• Realisatie van communicatie gericht op (tijdelijke) werkwijze met redenen en vervolgtraject

• HBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring en kennis van het inrichten en gebruik van MS Teams als samenwerkingstool (intern en extern), minimaal 5 jaar
• Kennis en ervaring met het inrichten van Sharepoint
• Kennis en ervaring met implementatie van MS Teams
• Projectmanagementkennis (PRINCE2, IPMA, Scrum/Agile), bij voorkeur in matrixorganisaties
• Ervaring met stakeholdermanagement
• Ervaring met resultaatgericht samenwerken in multidisciplinaire teams
• Communicatief en inhoudelijk sterk

• Analytisch denkvermogen
• Vermogen hoofd- en bijzaken te scheiden
• Proactieve houding
• Vriendelijke uitstraling
• Discreet en vertrouwelijk
• Nauwkeurigheid zonder perfectionisme
• Kennis van de Archiefwet en Informatiebeveiliging
• Ervaring als projectleider in een non-profit organisatie
• Verbindende persoonlijkheid, samenwerkingsgericht
• Energie en veel nieuwsgierigheid
• Enige affiniteit met data en informatie is wenselijk

Gevraagd

Eisen:

1. HBO werk- en denkniveau
2. Ruime ervaring en kennis van het inrichten en gebruik van MS teams als samenwerkingstool (intern & extern) (5+ jaar)
3. Kennis en ervaring met het inrichten van Sharepoint
4. Kennis en ervaring met implementatie van MS Teams
5. Projectmanagementkennis (PRINCE2, IPMA, Scrum/Agile), vooral ook in matrix-organisaties
6. Stakeholdermanagementervaring
7. Ervaring met resultaatgericht samenwerken in multidisciplinaire teams
8. Communicatief & inhoudelijk sterkHet is een pré als de kandidaat beschikt over - Analytisch denkvermogen
9. Analytisch denkvermogen
10. Hoofd- en bijzaken kunnen scheiden
11. Pro-actieve houding
12. Vriendelijke uitstralingWensen:
13. Discreet & vertrouwelijkNauwkeurigheid zonder perfectionismeKennis van Archiefwet en InformatiebeveiligingErvaring als Projectleider in een non-profit organisatieVerbindende persoonlijkheid, samenwerkingsgerichtEnergie en veel nieuwsgierigheidEnige affiniteit met data/ informatie is wenselijk

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.