Secretaresse Utrecht • HLS

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Referentie: HLS-V9300

projecten organisatie.

Kerntaken
Wie bij ProRail werkt, werkt bij de grootste railinframanager van Nederland. Met als belangrijkste doel de groeiende railmobiliteit in goede banen te leiden. Met name door voldoende capaciteit, betrouwbaarheid en veiligheid te waarborgen.

In dat licht concentreren de medewerkers van ProRail zich op diverse kerntaken:

Capaciteitsmanagement
In Nederland maken veertien vervoerders intensief gebruik van het spoorwegnet. ProRail maakt op basis van de wensen van de vervoerders een eerlijke verdeling van de capaciteit.

Aanbod veilige treinpaden
ProRail houdt het treinverkeer van minuut tot minuut nauwlettend in de gaten. Dat is niet alleen een kwestie van seinen en wissels bedienen. Want als materieel kapot gaat, de stroom uitvalt of spoor beschadigd raakt, zorgen wij ervoor dat die storingen verhelpen.

Beheer en onderhoud
ProRail houdt het spoor in conditie door preventief onderhoud te verrichten. Aan de hand van vastgestelde onderhoudsroosters lopen contractaannemers het spoor regelmatig na.

Nieuwbouw
Voor een goede benutting van het spoorwegnet blijft nieuwbouw van belang. Daarom begeleidt ProRail de bouw van stations, viaducten en geluidsschermen en de aanleg van bruggen en spoorverdubbelingen. We zorgen voor de voorbereiding en coördineren de uitvoering.

Reisinformatie
Reizigers kunnen niet zonder reisinformatie. Zeker niet bij werkzaamheden en verstoringen. ProRail houdt reizigers voortdurend op de hoogte van de situatie op het spoor. Met de omroep en panelen op stations, maar ook via teletekst pagina 751, internet en radio.

Transfer stations
Voor vertrek, na aankomst of tijdens een overstap verwachten reizigers betrouwbare dienstverlening. En veilige en comfortabele voorzieningen. ProRail beheert stationshallen, (rol)trappen, liften en perrons.

Algemene informatie met betrekking tot de functie:

De afdeling bestaat uit 4 regio’s en een “centrale” afdeling in Utrecht (totaal ongeveer 175 medewerkers). De gehele afdeling valt onder de verantwoordelijkheid van de Manager Regionale Projecten. De Manager Regionale Projecten is gehuisvest in Utrecht. De kandidaat zal het aanspreekpunt zijn voor de Manager Regionale Projecten.
De vacature (fulltime) betreft overbrugging van een periode tijdens de reorganisatie. Het management wordt momenteel bemand door 6 managers.

Managementassistente Manager Regionale Projecten (fulltime)Salarisgroep 6
Agendabeheer en time management Manager Regionale Projecten
Post, mail en te ondertekenen stukken (indien mogelijk correspondentie zelf verwerken)
Archivering (schaduwdossiers) documenten Manager Regionale Projecten
Secretariële ondersteuning ten behoeve van ProduktieOverleg/TeamLeiders Overleg / Projectmanagersberaad
Telefonische bereikbaarheid secretariaat
Organisatie bijeenkomsten zakelijk + personeel
Inkopen/opdrachten managementgebonden zaken
Inkoop en beheer telefonie (mobiel + vast)
“Personeelszaken” (+ beoordelingsgesprekken etc. uitwerken, back up voor ziekmeldingen)
Zelfstandig brieven kunnen werken
Aanspreekpunt Huisvesting
Vervanging secretaresse Programmamanagers

Algemene bedrijfsinformatie:

InfraProjecten realiseert alle uitbreidingen van de infrastructuur, bouwt onderdoorgangen en viaducten en vervangt overwegen. Daarnaast is deze bedrijfseenheid belast met het groot onderhoud aan het spoornet, inclusief de vernieuwing van ballastbed en rails, seinen, wissels en bovenleiding (de bovenbouw), alsmede de realisatie van stations en fietsenstallingen.

Afdeling Regionale Projecten
De afdeling Regionale Projecten is een organisatie die nieuwbouwprojecten aanstuurt op regionale schaal. Zij doet daarvoor de planvorming, de voorbereiding en de coördinatie van alle activiteiten die zijn gericht op het tot stand brengen van railinfrastructuur en railinfrastructuur gebonden voorzieningen.

Kenmerkend voor de afdeling is het grote aantal projecten (circa 1200 per jaar), qua geld variërend van enkele tienduizenden euro’s oplopend tot honderd miljoen euro’s. Ook de doorlooptijden variëren sterk: van enkele maanden (soms weken) tot vele jaren.
Een groot deel van de projecten zijn ondergebracht in programma’s. De programma-indeling is gebaseerd op beleidsmatige samenhangen. De programma-aansturing vindt plaats vanuit Utrecht door de verschillende programmateams. De afzonderlijke projecten binnen de programma’s en alle overige projecten worden hoofdzakelijk vanuit de vier regionale vestigingen aangestuurd door afzonderlijke projectteams.
Daarnaast kent de afdeling de zogenaamde derden werken. Dit zijn projecten die in opdracht van gemeentelijke of provinciale overheden worden gedaan.

Bij de aard van de projecten moet gedacht worden aan het ombouwen en opheffen van overwegen, het verbeteren van stationsaccommodaties (inclusief rijwielstallingen), het treffen van geluidreducerende voorzieningen op emplacementen en capaciteitsvergrotende projecten, waardoor de benutting, de betrouwbaarheid en de (verkeers)veiligheid van de spoorinfrastructuur toeneemt.
Daarnaast is de afdeling in toenemende mate betrokken bij nieuwe vormen van railvervoer, zoals Light Rail.

Uitvoerende taken worden tegen marktconforme prijzen uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven, zoals ingenieursbureaus, aannemers en leveranciers. De organisatie heeft daarvoor ruime kennis, ervaring en deskundigheid in huis. De vakbekwaamheid van de medewerkers is de belangrijkste succesfactor.

Opdrachtgevers
De afdeling Regionale Projecten werkt voornamelijk in opdracht van het Ministerie van Verkeer & Waterstaat. Ongeveer 150 miljoen euro besteedt de organisatie jaarlijks aan de verbetering en uitbreiding van de railinfrastructuur en hieraan gebonden voorzieningen.
Dat geld is grotendeels afkomstig uit het Infrastructuurfonds van de Rijksoverheid.
Daarnaast wordt voor ongeveer 75 miljoen euro gewerkt aan infrastructurele projecten in opdracht van een gemeentelijke of provinciale overheid.