Secretaresse medisch stafsecretariaat Centrum voor Revalidatie Groningen • UMC Groningen

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als secretaresse bij het medische stafsecretariaat van Centrum voor Revalidatie zorg je ervoor dat de zaken administratief en organisatorisch op orde zijn. Je ondersteunt de medische staf van de afdeling op tal van gebieden, zodat die optimaal hun werk kunnen doen. Daarnaast ondersteun je ook het unithoofd van de paramedici. In deze functie ben je goed op de hoogte van wat er speelt binnen de afdelingen en kun je dit goed vertalen naar jouw taken. Je hebt gevoel voor wat je kan bijdragen, hebt een open houding en bent oplossingsgericht. Tussen de werkzaamheden door heb je goed contact met jouw collega’s. Je werkt hier nauw mee samen en vervangt elkaar waar nodig.

Je gaat zowel op locatie Haren als op locatie Groningen de leden van de medische staf ondersteunen. Hiervoor ben je het aanspreekpunt en een spin in ’t web. Alle vragen komen bij jou binnen en jij zorgt voor een goede afhandeling.

• Je beheert meerdere agenda’s, zorgt dat nieuwe afspraken worden ingepland en bij annuleringen of wijzigingen maak je snel een nieuwe planning.
• Je zorgt voor een goede koppeling tussen patiëntenplanning en externe afspraken in de Outlook agenda.
• Je hebt contact met verschillende secretaresses van ziekenhuizen in het land voor het plannen van MDO’s met meerdere zorgverleners.
• Je beheert je eigen mailbox, verwerkt inkomende emails en sorteert en organiseert de gezamenlijke inbox.
• Onderwijscommissie: back-up bij de ondersteuning van activiteiten onderwijscommissie.
• Aanspreekpunt en organisatie (back-up) coassistenten en overige opleidingsplekken (niet revalidatiegeneeskunde).
• Organiseren van cursussen, scholingen en symposia.
• Algemene werkzaamheden zoals telefoon beantwoorden, ontvangst van bezoek, het doen van bestellingen, regelen van facilitaire zaken en voorzieningen zoals catering, locaties en attenties.

Naast deze werkzaamheden word je ook 8 uur per week vrijgespeeld om het unithoofd van de paramedici te ondersteunen met o.a. agendabeheer, verwerken van ziek- en betermeldingen en ben je het eerste aanspreekpunt voor alle paramedische teams van de Revalidatie op locatie Groningen.

Het Centrum voor Revalidatie helpt volwassenen en kinderen met een lichamelijke handicap of chronische ziekte zo zelfstandig mogelijk te leven. Je kunt hier terecht als je op meerdere vlakken een hulpvraag hebt. Bijvoorbeeld op het gebied van bewegen, emoties, voeding of werk. Naast het revalidatiecentrum op locatie UMCG Beatrixoord in Haren hebben wij ook een polikliniek in het ziekenhuis in Groningen.

Als enig academisch revalidatiecentrum van Nederland, richten we ons niet alleen op complexe zorg, maar ook op onderzoek, opleiding en onderwijs. Zo dragen we ook weer bij aan verbetering van de behandelingen. Samen met andere ziekenhuizen en zorgprofessionals zorgen we ervoor dat iedere patiënt op het juiste, op de juiste plaats, de juiste zorg krijgt.

• Je bent gemotiveerd, je houdt van ondersteunen en hebt passie voor het vak secretaresse.
• Je hebt minimaal mbo niveau met aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.
• Een goed organiserend vermogen: je weet de uitstaande acties goed te managen, houdt bij het werken altijd het afdelingsbelang in het oog;
• Je kunt goed het overzicht bewaren, weet wat er er speelt en houdt hiermee rekening in het werk.
• Goede digitale vaardigheden; met name met Microsoft Office waaronder Outlook en Teams. Zelfs de bijzondere functies zijn jou bekend, zodat je alles uit deze online programma’s haalt.
• Je functioneert effectief onder druk, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en stelt de juiste prioriteiten.

Kortom, je bent een enthousiaste collega die het als een uitdaging ziet om het secretariaat verder in te richten. Om als team goed te draaien hebben we jou nodig!

Als professional werk je voor een toonaangevende organisatie op het gebied van gezondheidszorg, medisch onderwijs en onderzoek. Je beweegt je in een ambitieuze omgeving die altijd volop in ontwikkeling is. De functie biedt veel variatie en daagt je uit.

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (24 uur per week). Het salaris bedraagt maximaal € 3.678,- bruto per maand (schaal 6), afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband.De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC). Verder kent het UMCG een thuiswerkregeling, bedrijfsfitness regeling, fietsregeling en kun je met flinke korting een P+R busabonnement aanschaffen.