Management assistent team Services, domein Bedrijfsvoering Hengelo (OV) • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als allround managementondersteuner binnen het managementsecretariaat van gemeente Hengelo ondersteun je het team van managementassistenten waar dat het hardst nodig is. Je werkt binnen het team Services, domein Bedrijfsvoering, en specifiek in het cluster Sociaal samen met twee collega-managementassistenten.

• Ondersteunen van verschillende managers en managementassistenten binnen je cluster.
• Agendabeheer verzorgen en meedenken over een soepel verloop hiervan; Outlook kent voor jou geen geheimen.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief notuleren.
• Meedenken over het slimmer en efficiënter maken van processen met jouw frisse blik.

Je werkt van maandag tot en met donderdag en ongeveer één keer per maand op vrijdag. Wanneer je op vrijdag werkt, ruil je die week een andere dag in voor je vrije dag.

Je bent een energieke aanpakker die bijspringt waar nodig. Je krijgt energie van afwisseling, samenwerken en het overzicht bewaren. Je voelt je als een vis in het water in Outlook en agendabeheer. Je bent niet bang om je handen uit de mouwen te steken en vindt het fijn om onderdeel te zijn van een team dat altijd in beweging is. Jij bent de vliegende kiep die het verschil maakt.

Als je goed werk levert en je op je plek voelt in het team, is er uitzicht op een aanstelling binnen de gemeente Hengelo.

Gevraagd

Eisen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / management assistent
3. Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint)

Wensen:

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een overheidsinstelling;
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer;
• Aantoonbare werkervaring het maken van een besluitenlijst n.a.v. een overleg;
• Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na initiële duur kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur)

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.