Management Assistent Doorn • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als managementassistent ondersteun je vier teamleiders binnen het thema omgeving. Je werkt nauw samen met de managementondersteuner van het thema Koers. In deze dynamische en afwisselende rol ben je verantwoordelijk voor diverse taken, waaronder:

• Volledig oppakken van het inhuurproces in samenspraak met de teamleider, zoals het opstellen van personeelsbesluiten, uitvragen via het inhuursysteem, inplannen van sollicitatiegesprekken, opstellen, ondertekenen en archiveren van standaard contracten en contractbeheer.
• Opvolging van personeelsmutaties, waaronder het verzamelen van handtekeningen, verwerken van wijzigingen en opstellen van personeelsbesluiten.
• Verwerken van administratie na personeelsgesprekken en overige personele wijzigingen.
• Complex agendabeheer voor de vier teamleiders met zorg voor optimale planning en afstemming.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, afspraken en externe events, inclusief het boeken van externe locaties, bestellen van lunches en coördineren van alle noodzakelijke logistiek.
• Maken van presentaties en tegenlezen van stukken en (ontwikkel)plannen.
• Begeleiden van nieuwe collega’s bij onboarding in ICT-systemen.
• Uitvoeren van budgetbeheer zoals accorderen van facturen, aanmaken van verplichtingen, rapporteren over en monitoren van het budget.
• Bewaken van de voortgang van actiepunten en genomen besluiten en zorgen voor tijdige opvolging.
• Nauwe samenwerking met collega-managementassistent om continuïteit, efficiëntie en kwaliteit van ondersteuning te waarborgen.

Opleiding en ervaring: Mbo+ werk- en denkniveau, bijvoorbeeld richting Officemanagement of Managementassistent, met minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met ondersteuning van meerdere leidinggevenden.

Taalvaardigheid: Je spreekt vloeiend Nederlands.

Vaardigheden en eigenschappen: Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, werkt zelfstandig en nauwkeurig, behoudt altijd het overzicht, bent dienstverlenend, discreet en sociaal vaardig. Je schakelt makkelijk tussen taken en weet prioriteiten te stellen.

Beschikbaarheid: Je bent beschikbaar voor 24 uur per week.

Persoonlijkheid: Je staat positief in het leven, bent stevig in je schoenen en houdt het hoofd koel in een dynamische werkomgeving.

Gevraagd

Eisen:

1. De inhurende organisatie zal bij gunning van opdracht een integriteitsverklaring overhandigen aan de kandidaat welke ondertekend dient te worden. Hier dient u als aanbieder mee akkoord te gaan
2. Mbo+ werk- en denkniveau (bijvoorbeeld richting Officemanagement of Managementassistent)
3. Kandidaat dient minimaal 3 dagen in de week aanwezig te zijn op het kantoor in Doorn

Wensen:

• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met ondersteuning van meerdere leidinggevenden
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol met ondersteuning van meerdere leidinggevenden
• Er dient minimaal 1 recente referentie met contactgegevens te zijn meegenomen in het CV
• Door middel van een gesprek wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de het functieprofiel, past binnen het bestaande team en de kernwaarden Omgevingsgevoelig en Dienstverlenend van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. De volgende kernwoorden zoeken wij in de managementassistent: • Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden • Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht • Je bent dienstverlenend, discreet en sociaal vaardig • Je schakelt makkelijk tussen taken en weet prioriteiten te stellen • Je staat positief in het leven en stevig in je schoenen, je houdt het hoofd koel in een dynamische werkomgeving

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.