Management Assistent Utrecht • Masters in Public

Voor een veelzijdige rol als managementassistent voor vier teamleiders van de Gemeente Utrechtse Heuvelrug zoeken we een energieke professional met een passie voor plannen, overzichten bewaken en organiseren.
Jij ondersteunt de teamleiders van het thema omgeving, dit doe je in samenwerking met de managementondersteuner van het thema Koers.
In deze dynamische en afwisselende functie ben je verantwoordelijk voor:

• Volledig oppakken van het inhuurproces in samenspraak met de teamleider, waaronder:
  • Opstellen personeelsbesluiten;
  • Uitvragen via het inhuursysteem uitzetten;
  • Inplannen van sollicitatiegesprekken;
  • Opstellen, ondertekenen en archiveren van standaard contracten;
  • Contractbeheer.
• Opvolging personeelsmutaties (handtekeningen verzamelen, wijzigingen verwerken, opstellen personeelsbesluiten).
• Verwerken van administratie na personeelsgesprekken en overige personele wijzigingen.
• Complex agendabeheer voor de vier teamleiders, met zorg voor optimale planning en afstemming.
• Voorbereiden, plannen en organiseren van vergaderingen, afspraken en externe events – inclusief het boeken van externe locaties, bestellen van lunches en coördineren van alle noodzakelijke logistiek.
• Maken presentaties en tegenlezen stukken en (ontwikkel)plannen
• Begeleiden van nieuwe collega’s bij onboarding in ICT-systemen.
• Uitvoeren van budgetbeheer zoals accorderen van facturen, aanmaken van verplichtingen, rapporteren over en monitoren van het budget.
• Bewaken van de voortgang van actiepunten en genomen besluiten, en zorgen voor een tijdige opvolging.
• Nauwe samenwerking met je collega-managementassistent om continuïteit, efficiëntie en kwaliteit van ondersteuning te waarborgen.

Profiel van kandidaat

• Mbo+ werk- en denkniveau (bijvoorbeeld richting Officemanagement of Managementassistent)
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur met ondersteuning van meerdere leidinggevenden
• Je spreekt vloeiend Nederlands
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en behoudt altijd het overzicht
• Je bent dienstverlenend, discreet en sociaal vaardig
• Je schakelt makkelijk tussen taken en weet prioriteiten te stellen
• Je bent beschikbaar voor 24 uur per week
• Je staat positief in het leven en stevig in je schoenen, je houdt het hoofd koel in een dynamische werkomgeving