Talentpool Managementondersteuner Den Haag • Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Echt het verschil maken als managementondersteuner of directie assistent. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland.

Jij ontzorgt het Management
Dankzij jou hoeven directieleden, managers en medewerkers van SZW zich geen zorgen te maken over de planning en organisatie. Als onderdeel van een managementpool ondersteun je één of meerdere managers. Daarnaast bied je ook beperkte ondersteuning aan de afdeling waar je werkt. Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, organiseert vergaderingen en doet administratieve werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat processen en werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen.

Verder zijn jouw taken onder andere het:

• afhandelen van telefoon, e-mail en post
• organiseren en beheren van de documentenstroom
• verzamelen van vergaderstukken en als dat nodig is een dossier aanmaken
• regelen van ICT-middelen en e-mailaccounts voor nieuwe medewerkers
• bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening en processen

Binnen SZW heb je 3 managementpools, die gekoppeld zijn aan één of meerdere domeinen: het Directoraat-Generaal Sociale Zekerheid en Integratie (DGSZI), het Directoraat-Generaal Werk (DGW) en de plaatsvervangend Secretaris-Generaal (pSG)/Secretaris-Generaal (SG). Jij wordt geplaatst binnen één van deze pools waar samenwerken, elkaar vervangen en bijspringen waar nodig vanzelfsprekend is.

Toekomstige collega’s aan het woord:
“Ik haal heel veel voldoening uit het ontzorgen van het management. Het ene moment maak ik een afspraak voor een MT-lid, het volgende moment verzorg ik een lunch of boek ik een zaal. Die afwisseling zorgt dat ik elke dag met een lach aan het werk ga.” - Tatjana, managementondersteuner.

“Mijn werk is iedere dag weer een puzzel. Dat spreekt mij heel erg aan. Daar komt bij dat ik kan blijven doorgroeien. Een jaar geleden kwam ik binnen als ondersteuner van 2 managers, nu werk ik voor de directeur. Daardoor blijft het werk uitdagend. Ik verveel me geen moment!” - Funda, directie assistent.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega’s. Daarnaast ben je bereikbaar en zichtbaar binnen de directie. Je communiceert op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Waar nodig geef je tegengas en feedback.

Daarnaast:

• heb je een mbo opleiding in een secretariële richting (of daaraan verwant) gevolgd
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of in een administratieve functie (met vergelijkbare taken als die in deze vacaturetekst worden genoemd)
• kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office, zoals Outlook en Excel
• maak je je digitale systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen snel eigen
• spreek en schrijf je goed Nederlands

Let op! Dit is een doorlopende werving ten behoeve van het vormen van een pool en dus nog geen concrete vacature.

• Dit is een doorlopende werving zonder deadline en dus geen concrete vacature. Hiermee willen we talenten aan ons binden die interesse hebben in een functie als managementondersteuner bij SZW.
• Je hoort binnen 2 weken of je wordt opgenomen in onze talentpool.
• Komt er een concrete vacature voor een managementondersteuner beschikbaar? Dan attenderen we je daarop en bekijkt de betreffende vacaturehouder zelf ook de kandidaten uit de pool. Bij interesse in jouw profiel, kan je dan dus uitgenodigd worden voor een gesprek.
• Je bent niet verplicht om je geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Wij omarmen hybride werken. Omdat je echter een spilfunctie vervult op een directie, is het van belang dat je minimaal 3 dagen per week op kantoor aanwezig bent (en voor een optimale inwerkperiode de eerste drie maanden zelfs elke dag). Een werkweek van 4 x 9 uur is helaas niet mogelijk.

Wij bieden o.a.:

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten loopafstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s af.
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.