Medewerker deelnemers en cursussen (HOVO, Universiteit Leiden) Leiden • Universiteit Leiden

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Kun je je weg vinden in wetenschappelijke literatuur voor breed publiek, en daarover overleggen met docenten? En ben je tegelijk klantvriendelijk ingesteld? Lijkt het je leuk veel te maken te krijgen met gepensioneerde en leergierige mensen? Heb je enige handigheid met techniek? En werk je graag in een klein en slagvaardig team?

De afdeling HOVO van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:
 
Een medewerker deelnemers en cursussen voor de afdeling HOVO (16 uur per week)

Bij het bureau van HOVO werken drie medewerkers, met allemaal een heel divers werkpakket. Omdat we een klein team zijn, springen we regelmatig voor elkaar in. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheid is het op tijd zorgen voor cursusinformatie en studiemateriaal voor de deelnemers.

Je hebt veel contact met deelnemers via de mail en telefoon en zult ook zo nu en dan bij colleges nodig zijn om docenten bij te staan met techniek en om te kijken of alles goed loopt.

Verder zul je taken verrichten die te maken hebben met de publiciteit: bijvoorbeeld de website, programmaflyers, promotie bij de HOVO-slotlezing en alumni-activiteiten.

Wat ga je doen?

• Je bent verantwoordelijk voor het tijdig versturen van  studiemateriaal en cursusinformatie;
• Je bewaakt de copyrightregels en afspraken met betrekking tot het studiemateriaal, en overleg hierover met docenten als dit leidt tot aanvulling of verandering van het studiemateriaal; 
• Je stuurt docenten de nodige informatie en vragenlijsten;
• Je bent aanwezig bij de eerste colleges van reeksen om de docent en deelnemers op weg te helpen;
• Je maakt twee of drie keer per jaar de notulen van vergaderingen van de commissie HOVO; 
• Je onderhoudt contact (per mail of telefoon) met de deelnemers en bent aanspreekpunt voor vragen;
• Je controleert roosters en prijzen gemaakt door collega’s;
• Je helpt bij het vullen en aanpassen van de website;
• Je helpt bij publiciteit en  promotionele acties.

Wat breng je mee?

• Je bent klantvriendelijk. Je hebt geduld en bent vriendelijk en nauwkeurig;
• Je zorgt dat je op de hoogte bent/blijft van de regels voor copyright;
• Je bent gewend digitaal te werken en leert je snel nieuwe systemen aan; we werken bij HOVO met veel verschillende systemen: ZOOM, Teams, SAP (wordt AFAS), Brightspace, Bloomreach); 
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift en kunt bijvoorbeeld een mail  foutloos en in correcte stijl opstellen;
• Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, accuratesse, klantbetrokkenheid, resultaatgerichtheid.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. De Engelse taal beheers je minimaal op B1 niveau (volgens het CEFR).

Onze organisatie
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

HOVO telt jaarlijks 1300-1500 deelnemers en biedt meer dan 45 verschillende collegereeksen, in allerlei wetenschappen van geschiedenis tot natuurkunde en van AI tot levensfilosofie. De deelnemers bestaan uit een flinke groep vaste klanten en een grote kring van wisselende personen daaromheen.

Het bureau van HOVO bevindt zich in het Academiegebouw, de colleges vinden plaats in een van de onderwijsgebouwen van de verschillende faculteiten. 

Diversiteit en inclusie
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden die alle studenten en medewerkers in staat stelt om zich gewaardeerd en gerespecteerd te voelen en zich volop te ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Ons aanbod
Een functie in een organisatie volop in beweging. Mensen maken het verschil in onze organisatie en daarin willen we ook investeren. Een dienstverband vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.218 en maximaal € 4.298 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

In deze functie is het mogelijk om gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor te werken (hybride werken). Meer informatie over Universiteit Leiden kun je vinden op: .
 
Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Voor deze functie vragen wij om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG is hier te vinden. 

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie en/of procedure kun je contact opnemen met Yvonne Leunissen, medewerker HOVO, via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.denuniv of per telefoon 071 527 7296

Informatie over het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken kun je hier vinden.

Solliciteren
Je kunt uitsluitend solliciteren via ons online sollicitatiesysteem. Gebruik hiervoor de blauwe button bovenaan de pagina. Sollicitaties vergezeld van een motivatiebrief en cv kunnen tot en met 24 augustus 2025 worden gericht aan mw. Drs. Laetitia. Smit.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.