Interim Manager Planbureau Haarlem • VOOR

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Sint Jacob levert sinds 1437 zorg aan ouderen en is een begrip in de Haarlemse regio. Met ruim 700 medewerkers en 300 vrijwilligers wordt dagelijks zorg en welzijn geboden aan circa 500 bewoners, verspreid over zes woonlocaties. Daarnaast biedt Sint Jacob revalidatie, tijdelijk verblijf en palliatieve zorg.

In 2024 is een medewerkers tevredenheidsonderzoek gehouden. Medewerkers zijn over het algemeen tevreden en hebben grote liefde voor het werken met ouderen. Als een belangrijk verbeterpunt wordt genoemd het ‘roosteren en plannen’. Medewerkers hebben behoefte aan (meer) duidelijkheid, flexibiliteit en transparantie. In april van dit jaar is onder aanvoering van de vertrekkende manager het project ‘roosteren’ gestart. Een breed samengestelde projectgroep met support van een lean coach, heeft als ambitie om een nieuwe werkwijze te ontwikkelen die leidt tot efficiëntere roosters, inzet van minder ZZPers en hogere tevredenheid en lager verzuim onder medewerkers.

Het planbureau bestaat uit 4 planners en de manager planbureau. De planners werken gezamenlijk 1 dag op de hoofdlocatie en zijn de andere dagen werkzaam op de verschillende locaties, dicht bij het primair proces. Er wordt gebruik gemaakt van Ortec en Elanza.

Het planbureau is, in nauwe samenwerking met de teamleiders, verantwoordelijk voor (capaciteits)planning en het maken van de roosters. Er is behoefte aan een heroriëntatie op de huidige werkwijze en proces van plannen en roosteren en ieders verantwoordelijkheid daarin.

De opdracht van de interim manager bestaat uit de volgende onderdelen:

• dagelijkse leiding aan de vier planners
• het medewerkerstevredenheidsonderzoek en het projectplan ‘roosteren’ vormen het vertrekpunt van jouw opdracht
• je maakt aanvullend een slagvaardige analyse van de huidige situatie en welke stappen (op gebied van processen, systemen en gedrag/cultuur) gezet moeten worden om alle processen van plannen en roosteren te optimaliseren. Je integreert jouw bevindingen en aanpak in het project ‘roosteren’ en realiseert een proactieve implementatie
• het terugbrengen van de inzet van het aantal ZZPers en het opleveren van adequate managementinformatie
• het in verbinding met betrokkenen realiseren van duidelijkheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid in het gehele proces van planning en roosteren
• het adviseren over inhoud en werkwijze van het planbureau
• je bent ‘accounthouder’ voor de geselecteerde voorkeurs-uitzendbureaus
• je bent sparringpartner voor de planners, teamleiders, locatiemanagers en Raad van Bestuur binnen de scope van jouw opdracht.

Je rapporteert aan de Raad van Bestuur en je participeert in het MT als de agenda aansluit bij (onderdelen van) jouw opdracht. 

Wij zoeken een verbindende interim manager met ervaring met het realiseren van efficiënt inrichten van planning en roostering. Je bent bij voorkeur bekend met processen in de (ouderen)zorg. We kunnen ons ook voorstellen dat je veel ervaring hebt met (plannings)processen bij een logistiek bedrijf. Je hebt kennis en ervaring met herinrichting (en digitaliseren) van (rooster)processen. Je bent proactief en resultaatgericht. Je bent analytisch scherp, overziet hoofd- en bijzaken en kan goed schakelen tussen lange termijn doelen en de nodige hands-on acties in de praktijk. Je kijkt verder dan de gebaande paden, komt met innovatieve inzichten op het gebied van roostering en procesoptimalisatie

Eventuele weerstand los jij op vanuit verbinding met oog voor verhoudingen en verantwoordelijkheden.  Je hebt snel door welke acties op korte en lange(re) termijn nodig zijn om resultaat te behalen.  Jouw kracht en plezier is het inzichtelijk en bespreekbaar maken en implementeren van noodzakelijke maatregelen om processen te optimaliseren binnen Sint Jacob.

Je bent slagvaardig en geeft sturing. Tegelijkertijd ben je een verbinder en heb je oog voor individuele consequenties van verandering voor medewerkers. Op basis van je kennis en ervaring geef je het goede voorbeeld en weet je mensen mee te nemen in vernieuwing en verandering. Je weet in korte tijd een eerste slag te maken. Je weet een proces in gang te zetten van continu verbeteren. 

Een interim opdracht in een middelgrote organisatie waar je echt het verschil kan maken. Een opdracht per direct voor in eerste instantie 6 maanden (gemiddeld 32 uur per week). Je voert de opdracht uit voor eigen rekening en risico en bent vrij de opdracht naar eigen inzicht uit te voeren op basis van jouw expertise en afgestemd op de context en mogelijkheden binnen Sint Jacob. Je rapporteert aan de Raad van Bestuur.

VOOR is gevraagd om de werving en voorselectie voor deze opdracht uit te voeren. Marieke Sprietsma is hier voor verantwoordelijk. Wanneer je geïnteresseerd bent in deze opdracht, ontvang ik graag je motivatie en een actueel CV via het reactieformulier hieronder.

Vermeld in je reactie ook eventuele vakantieplanning en je tarief.

VOORselectiegesprekken met VOOR vinden plaats op 12 en 14 augustus.  Selectiegesprekken bij Sint Jacob in Haarlem zijn op vrijdag 15 augustus