Executive Assistant Geleen • Basic Pharma

Basic Pharma is een uniek Nederlands farmaceutisch bedrijf dat razendsnel groeit, voortdurend bouwt aan haar organisatie en zich steeds verder specialiseert en ontwikkelt. Het bedrijf richt zich op de volle breedte van de farmaceutische industrie: van productontwikkeling, registratie, productie en commercialisatie van (bio)farmaceutische producten tot en met farmaceutische dienstverlening bedient Basic Pharma een steeds grotere kring van nationale en internationale klanten, van startups tot multinationals.

De productieorganisatie Basic Pharma Manufacturing maakt producten zoals neussprays, gevulde injectiespuiten, crèmes en zalven. Daarnaast levert zij ook studiemedicaties en biedt zij verschillende diensten aan derden, zoals kwaliteitscontrole en loonproductie. Basic Pharma Technologies ontwikkelt farmaceutische producten voor haar eigen productieorganisatie, regelmatig in samenwerking met partners, en licenseert deze vervolgens uit naar klanten. Deze businessunit beschikt inmiddels ook over een biotechfaciliteit voor productontwikkeling en studiemedicaties.

Interdos tenslotte heeft een gedegen trackrecord opgebouwd met het leveren van advies en consultancy services op het vlak van Regulatory, Pharmacovigilance en Quality. De beschikbaarheid en combinatie van al deze activiteiten onder 1 dak maakt Basic Pharma een sterke en veelzijdige speler binnen de farmaceutische industrie. Momenteel zijn er ca. 250 medewerkers werkzaam. Basic Pharma’s ambities reiken steeds verder en daarom zoeken wij medewerkers die betrokken zijn, professionaliteit hoog in het vaandel hebben staan en de klant voor opstellen. Spreekt dit je aan? Dan is onderstaande vacature wellicht iets voor jou!

Wij zijn op zoek naar een
Executive Assistant

• Agendabeheer; plannen, coördineren en beheren van de agenda’s van de directie, het inplannen van interne en externe afspraken en vergaderingen en het zorgen voor een efficiënte tijdsindeling.
• Correspondentie; fungeren als het eerste aanspreekpunt, zowel intern als extern, en het onderhouden van correspondentie namens de directie.
• Vergaderingen en notulen; vergaderingen organiseren en voorbereiden, agenda’s opstellen en notulen verzorgen om ervoor te zorgen dat besluiten en actiepunten worden vastgelegd. Verantwoordelijk voor het opvolgen van deze actiepunten ten einde ze binnen de gestelde tijd af te ronden.
• Documentbeheer; (vertrouwelijke) documenten en bestanden up-to-date houden, zorgen voor archivering en verantwoordelijk voor het documentbeheer.
• Projectondersteuning; het assisteren bij of het leiden van projecten en zorgdragen voor een de succesvolle uitvoering ervan.
• Leidinggeven aan de afdeling Office Management
• Toegang tot vertrouwelijke informatie.
• Besluitvorming op uitvoerend niveau mbt planning, prioriteiten en het goedkeuren van administratieve taken.
• Het aangaan van verbintenissen en het doen van bestellingen in het kader van de uitoefening van de functie tot een bedrag van €1000,- (daarboven goedkeuring vragen aan leidinggevende).
• Verantwoordelijk voor een vlotte afhandeling van taken die de dagelijkse werkzaamheden en strategische beslissingen van de directie mogelijk maken.
• Verantwoordelijk voor de continuïteit van de afdeling Office Management

• HBO werk- en denkniveau
• Opleiding HBO of Opleiding MBO+ niveau aangevuld met vakinhoudelijke opleiding
• Minstens 5 jaar relevante werkervaring 
• Time management en organisatorische vaardigheden
• Communicatieve en schriftelijke vaardigheden
• Notuleren en analytisch vermogen
• Documentbeheer en discretie
• Leiderschap en projectmanagement

Basic Pharma biedt een uitdagende functie met prima arbeidsvoorwaarden in een dynamische en inspirerende werkomgeving:

• We zijn constant in ontwikkeling
• Werken in een team van enthousiaste collega’s
• Wij stimuleren onze medewerkers in hun ontwikkeling door het aanbieden van (interne) cursussen en opleidingen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.