Office Manager Den Haag • RecyBEM

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

In verband met het vertrek van de huidige officemanager is RecyBEM B.V. op zoek naar een officemanager voor minimaal vier dagen in de week die in dienst treedt van de Federatie NRK. Om de continuïteit van werkzaamheden te waarborgen zijn wij op zoek naar een verbindende kracht die administratieve werkzaamheden verzorgt ter ondersteuning van de gelieerde organisaties Vereniging Band en Milieu, RecyBEM B.V. en Stichting Fonds Band en Milieu.

RecyBEM B.V. is de uitvoeringsorganisatie van het Besluit beheer autobanden en zorgt namens de producenten en importeurs van autobanden voor de invulling van de verplichtingen uit dit besluit. RecyBEM B.V. organiseert sinds 2004 de inzameling en verwerking van gebruikte autobanden uit de Nederlandse vervangingsmarkt op weg naar een circulaire economie. Er worden jaarlijks op een gestructureerde manier tien miljoen autobanden ingezameld die op een milieuverantwoorde wijze worden verwerkt. Het motto van RecyBEM luidt dan ook ‘Inzamelen oude banden. Voor een schoner milieu’. Voor meer informatie .

Wij zijn op zoek naar
RecyBEM B.V. is op zoek naar een enthousiaste alleskunner die een klein team wil komen versterken en brede administratieve ondersteuning kan bieden bij alle voorkomende kantooractiviteiten. De officemanager is als spin in het web de belangrijkste schakel tussen de externe directieleden en kantoor. Wij zoeken een enthousiaste teamspeler die bereid is de handen uit de mouwen te steken, initiatief neemt en meedenkt over procesverbeteringen. Een gemotiveerde collega met brede interesses die het leuk vindt in een klein teamverband te werken, verantwoordelijkheid neemt voor de werkverdeling, en die naast de eigen taken samen met de overige teamleden alle voorkomende kantooractiviteiten wil oppakken en uitvoeren met als doel de organisatie en haar vele processen te versterken en waar nodig te verbeteren.

Gevraagd

We verwachten een grote mate van zelfstandigheid, pro-activiteit en een dienstverlenende instelling. We zoeken iemand die helder en open communiceert en makkelijk toegankelijk is. Je bent vertrouwd met Office 365 (Word, Excel, Outlook), Exact Online en hebt bij voorkeur ervaring met automatiseringssystemen. Ook vind je het leuk om naast de meer bedrijfsmatige kant het secretariële hart van de organisatie te vormen. Je bent flexibel en houdt van diversiteit. We zijn op zoek naar een stevige persoonlijkheid die vertrouwd is met de diversiteit aan aspecten die bij een kleine organisatie komen kijken en niet bang is nieuwe terreinen op het werkgebied te onderzoeken. Belangrijk is dat je rust en stabiliteit brengt, waardoor de medewerkers en directie zich kunnen focussen op hun primaire taken.

Competenties
De gevraagde competenties zijn:

• HBO-niveau
• dienstverlenende en flexibele instelling, stressbestendig
• zelfstandig en in teamverband kunnen werken
• daadkrachtig, niet bang om leiding te nemen
• proactieve houding, uitstekende luistervaardigheden en een stevige gesprekspartner
• initiatief nemend en meedenkend vermogen
• omgevingsbewust
• organisatiesensitiviteit in verband met de ontwikkeling en verbetering van de organisatie en haar administratieve procedures en processen
• cijfermatig inzicht en analytisch vermogen
• prestatie- en procesgericht met het vermogen verbeteringen te signaleren
• probleemoplossend vermogen
• uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden
• kennis van Word, Excel, Outlook, Exact Online en bij voorkeur ervaring met automatiseringssystemen

Takenpakket
De werkzaamheden van de officemanager zijn breed en veel omvattend en niet zomaar samen te vatten. De basis is de administratieve ondersteuning en verzorging van alle activiteiten die zijn gerelateerd aan de optimale uitvoering van het Besluit beheer autobanden en de invulling van de organisatorische processen en inrichting van de organisatie. Een belangrijk aspect is de dienstverlening, het contact met de verschillende gebruikersgroepen, waaronder producenten en importeurs, retailers, inzamelingsbedrijven, recyclingbedrijven en overige relaties die actief zijn in de auto- en bandenbranche. Naast het pakket van eigen werkzaamheden is ruimte collega’s te ondersteunen en richting te geven aan het ontwikkelen van nieuwe processen.

Taken zijn onder meer:

• ondersteuning (externe) directie bij beleidsvorming en uitvoering communicatieve aangelegenheden
• voorbereiden en notuleren bestuursvergaderingen en ALV
• beheer kwaliteitshandboek (ISO-certificering)
• coördineren en uitvoeren specifieke BEM-activiteiten
• verzorgen interne en externe communicatie
• verzorgen maandelijkse bandenbalans
• controle, analyse en monitoring aangeleverde data gebruikersgroepen
• ondersteuning PR en communicatieactiviteiten
• ondersteuning financiële administratie
• ontwikkelen, begeleiden en uitvoeren projecten en acties
• relatiebeheer: telefonisch en schriftelijk contact met alle gebruikersgroepen en overige belanghebbenden
• beheer automatiseringssysteem: in samenwerking met overige teamleden
• ondersteuning bij alle overige voorkomende kantooractiviteiten

Aanbod

Federatie NRK biedt:
Federatie NRK biedt een boeiende en gevarieerde functie in een klein kantoor van dertien personen, waarvan drie personen werkzaam zijn voor RecyBEM, goede salariëring in overeenstemming met opleiding, leeftijd en ervaring en prima secundaire arbeidsvoorwaarden. De organisatie volgt de CAO voor de Rubber-, Kunststof- en Lijmindustrie.
De functie is ingedeeld in schaal 8-9. Het salaris bedraagt voor een fulltime functie tussen € 3.395.- en € 5.119,-. Het arbeidscontract is in eerste instantie voor een jaar met de mogelijkheid tot een arbeidscontract voor onbepaalde tijd.

Ben jij diegene die we zoeken?
Je sollicitatie met CV, en motivatie waarom jij denkt de geschikte kandidaat te zijn om het RecyBEM-team te versterken, kan je sturen naar e-mail: via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.. Voor telefonische vragen kan je contact opnemen met RecyBEM, Nel Dumoulin, telefoon 070-4440632.

Federatie NRK is gevestigd in het kantorencomplex Castellum in het Forepark in Den Haag. Je woont in een straal van maximaal 15 kilometer rond het Forepark.