Senior juridisch adviseur/projectleider Eindhoven • Masters in Public

Eind 2023 is het Organisatieontwikkelplan 2023 – Voor Elkaar! vastgesteld. Daarna zijn ook een nieuw organisatiebesluit, een nieuwe mandaatregeling en een nieuwe budgetregeling vastgesteld.

Vanaf 1 februari 2024 zijn we gaan werken met teammanagers, zoals in het ontwikkelplan staat. Op 1 april zijn ook de domeinmanagers gestart.

Na ruim een jaar werken in de nieuwe structuur merken we dat er nog onduidelijkheden zijn over de mandaatregeling en de budgetregeling.

Verder zorgen nieuwe managers en nieuw bestuur voor andere ideeën van mandatering en budgetbewaking.

Opdracht en aanpak

Opdrachtomschrijving

De opdracht is het actualiseren en laten vaststellen van een mandaatregeling en budgetregeling, zodanig dat deze werkbaar en helder zijn voor de organisatie en het bestuur.

Periode

De opdracht kan vanaf 1 september 2025 gestart worden. De regelingen dienen uiterlijk 1 december 2025 vastgesteld te zijn, zodat men er vanaf 1 januari 2026 mee kan werken.

Omdat er enige tijd nodig is voor besluitvormingsmomenten en overlegmomenten is het nodig vroegtijdig te starten met de opdracht. De opdracht kan vanaf 1 september 2025 gestart worden.

Capaciteit

We gaan uit van een maximale tijdsbesteding van 100 uur. Dit komt overeen met ongeveer 8 uur per week over 3 maanden geteld. De inzet van uren kan anders verdeeld worden over deze periode, als het resultaat maar gehaald wordt.

Fasering

De opdracht kent de volgende fases:

1.   Inventariseren huidige situatie en wensen o.a. bij College, TMT (Teammanagers), SMT (strategisch management Team), juridische zaken, HR en Financiën

2.   Bepalen scope van de uitwerking: op basis van de inventarisatie een voorstel doen aan SMT om te komen tot een aanpassing van de mandaatregeling en budgetregeling

3.   Hierna de mandaatregeling en budgetregeling actualiseren en voorleggen aan SMT

4.   Vaststelling regeling uiterlijk 1 december 2025.

1.3                  Organisatie

We willen het projectmatig oppakken. De projectorganisatie bestaat uit een:

Stuurgroep:

Bestuurlijk opdrachtgever: lid van het College van B&W

Ambtelijk opdrachtgever: Teammanager Advies en Ondersteuning

Concerncontroller

Projectgroep:

Senior juridisch projectleider: de kandidaat die deze opdracht aanneemt.

In de projectgroep zitten drie interne adviseurs, zowel vanuit juridische zaken, HR en financiën. Zij kunnen input en advies

Taken senior juridisch projectleider

De projectleider is verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke uitwerking van de regelingen als de voortgang en organisatie van het project. Taken zijn onder meer:

• Opstellen van een plan van aanpak en organiseren van de benodigde overleggen.
• Uitvoeren van een inventarisatie van het huidige gebruik van mandaten en budgetten, inclusief knelpunten en wensen vanuit de organisatie en bestuur
• Bepalen van de scope van het project (wat hoort er wel/niet bij).
• Zelf actualiseren van de mandaatregeling en budgetregeling, in afstemming met de projectgroep.
• Organiseren en voorzitten van stuurgroep- en projectoverleggen.
• Zorgen voor een goede samenwerking tussen de projectleden (juridisch, HR en financieel adviseur).
• Afstemming met de stuurgroep en projectgroep
• Voorbereiden van de besluitvorming
• Zorgen voor vaststelling van de regelingen.