Secretarieel medewerker Utrecht • Page Personnel

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Je ondersteunt een team dat werkt aan digitalisering en databeschikbaarheid in de zorg. Je beheert agenda's, verzorgd interne en externe communicatie, organiseert en ondersteunt bij vergaderingen en bewaakt structuur en voortgang. Je werkt in een informeel team waarin samenwerking en humor hoog in het vaandel staan. Je kan hybride werken en de andere dagen werk je op kantoor op loopafstand van Utrecht Centraal.

Omschrijving

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning op administratief en organisatorisch vlak aan het team dat verantwoordelijk is voor het uitrollen van een nieuw programma rondom de digitalsering en databeschikbaarheid tussen diverse zorginstellingen in Midden-Nederland. In deze functie speel je een cruciale rol in het efficient laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en draag je bij aan de optimalisatie van samenwerking van de aangesloten partijen.

• Agendabeheer: plannen en coordineren van vergaderingen, afspraken en evenementen, inclusief zorgdragen voor een efficiente tijdsindeling.
• Correspondentie: beheren van inkomende en uitgaande communicatie zoals e-mails en vergaderverzoeken. Vlotte en profesionele afhandeling van communicatie met zowel interne als externe stakeholders.
• Documentbeheer: zorgdragen voor een juiste archivering van vertrouwelijke informatie.
• Ondersteuning bij vergaderingen: Opvolgen van actiepunten, bijhouden van deadlines, voorbereiden van verslaglegging en notulen maken tijdens vergaderingen middels CoPilot.

Profiel van kandidaat

Je bent een zelfstandige, betrouwbare en flexibele professional die snel schakelt en communicatief sterk is. Je werkt zorgvuldig, houdt van structuur en blijft kalm onder druk. Je beschikt over organisatorische vaardigheden en gaat discreet en integer om met vertrouwelijke informatie.

Verder herken je jezelf in de volgende punten:

• Mbo of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleding in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende, secretariële en/of administratieve functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Ervaring in het werken met het Microsoft Office pakket (Outlook, Teams, SharePoint, CoPilot)
• Teamspeler die goed zelfstandig kan werken en van een geintje houdt

Aanbod

• Een goed salaris tussen €2900 - €4500 op basis van 40 uur
• De mogelijkheid om 32 of 36 uur per week aan de slag te gaan
• Hybride werken is mogelijk, ongeveer de helft van de tijd
• Flexibiliteit qua werkuren
• 18 vakantiedagen én 57 PLB uren op basis van 36 uur per week
• 8,33% vakantiegeld dat wordt uitgekeerd in mei
• Volledige reiskostenvergoeding voor het Openbaar Vervoer
• Op loopafstand van treinstation Utrecht Centraal

Waar je gaat werken

Deze organisatie werkt aan betere samenwerking tussen zorg- en welzijnspartijen in Midden-Nederland. Ze maken heldere afspraken over hoe informatie gedeeld wordt en zorgen dat gegevens op het juiste moment op de juiste plek beschikbaar zijn. Zo krijgt iedereen passende zorg en ondersteuning. De sfeer is informeel, er wordt hard gewerkt én gelachen, en je werkt op een locatie op loopafstand van Utrecht Centraal. Hybride werken en een goede werk-privébalans staan centraal.