Medewerker recordbeheer Leeuwarden • OverheidZZP

In het kort: Je gaat informatie en archieven binnen de gemeente Tytsjerksteradiel beheren, documentprocessen uitvoeren, adviseren over bewaring en openbaarheid, en ondersteuning bieden bij het zaaksysteem Liber.

Opdracht omschrijving
Binnen het team Interne Diensten van de gemeente Tytsjerksteradiel zijn wij op zoek naar een enthousiaste medewerker recordbeheer! Als medewerker recordbeheer draag je bij aan het zorgvuldig en efficiënt beheren van informatie en archieven binnen de gemeente. Je zorgt dat bewaar- en beheerprocessen correct worden uitgevoerd, en je bent verantwoordelijk voor de bewaring, selectie, vernietiging en overbrenging van documenten. Je ondersteunt procesverbeteringen en helpt gebruikers bij hulpvragen over ons zaaksysteem Liber.

Verantwoordelijkheden:
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beschikbaar en toegankelijk maken van onze informatie en archief uit gemeentelijke en private archieven. Je hebt een passie voor cultuurhistorisch archiefmateriaal en zorgt ervoor dat het optimaal bewaard en eenvoudig vindbaar is en blijft. Ook speel je een belangrijke rol bij het adviseren over zaken als openbaarheid, permanente bewaring en gegevensvernietiging. Op hoofdlijnen gaat het om de volgende rollen en taken:
– Je beoordeelt, registreert en scant inkomende post en distribueert digitale exemplaren naar de juiste afdelingen of personen;
– Je scant papieren documenten (back-log) om deze duurzaam beschikbaar te maken in ons DMS/RMA;
– Je bewaakt de toegankelijkheid, volledigheid en correctheid van de (zaak-)dossiers en zorgt dat ze beschikbaar zijn voor bevoegde medewerkers;
– Je zorgt voor een veilige en duurzame opslag van documenten;
– Je beheert documenten op een wijze dat ze gebruikt kunnen worden wanneer dat is vereist;
– Je beantwoordt interne en externe informatieverzoeken;
– Je adviseert collega’s over documentbeheer en bewaring en levert een bijdrage aan het opstellen van informatiebeheerbeleid;
– Je draagt bij aan het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer;
– Je bepaalt welke documenten bewaard moeten blijven en welke vernietigd mogen worden, op basis van de geldende wet- en regelgeving (bijv. Archiefwet);
– Je bepaalt welke documenten overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats;

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.