Manager -Kwaliteit, Issue & Change LBS Utrecht • Masters in Public

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.
Grote Projecten en Onderhoud (GPO) zorgt voor de gevraagde productie op aanleg en onderhoud binnen de gestelde kaders en scope, het budget en de tijd. Het gaat daarbij om alle contracten en projecten die groter zijn dan € 65 miljoen. GPO werkt nauw samen met Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO). GPO en PPO hebben veel raakvlakken. Beide zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces.

Afdeling Installaties en Bediening Veiligheid en Kwaliteit (IB V&K)
Installaties en Bediening zorgt voor de technische installaties en automatisering binnen de netwerken van Rijkswaterstaat en voor samenhang met de operationele organisatie en processen. We hebben daarbij nadrukkelijk aandacht voor de mogelijke risico’s en de gewenste kwaliteit. Al onze medewerkers handelen proactief, stellen de klant centraal en borgen continu de samenhang tussen techniek, organisatie en processen. Ter ondersteuning van ons werk ontwikkelen, implementeren en onderhouden we standaarden en laten we ons leiden door het principe “elke dag beter”. Onze afdeling is dynamisch en heeft een open werksfeer. De afdeling is in 2021 opgesplitst naar 3 subafdelingen: IB Systeemtechniek, IB installaties en IB Veiligheid en Kwaliteit.

Opdrachtomschrijving
De Landelijke Brug- en Sluisstandaard (LBS) is een kader dat veilige, uniforme en betrouwbare bediening van beweegbare bruggen en schutsluizen mogelijk maakt. De standaard geeft een voorschrift voor de inrichting van het werkproces bediening en stelt functionele en technische eisen aan de voor bediening gebruikte systemen.
Het beheer van het kader wordt aangestuurd vanuit WVL maar ligt in de uitvoering bij de verschillende organisatieonderdelen van Rijkswaterstaat waarbij ieder onderdeel zijn eigen specialistische bijdrage levert.
Het kader wordt continue toegepast in de aanleg en vernieuwingsprojecten en verbeterd vanuit de ervaring van eindgebruikers. Tevens blijft het kader in ontwikkeling om in lijn te blijven met wetgeving en het beleid van RWS.

Binnen de LBS wordt nauw samengewerkt met de Landelijke Tunnel Standaard (LTS). In het kader van synergie en efficiëntie worden kennis en ervaring uitgewisseld en wordt gezamenlijk opgetrokken in het verbeteren van zowel de inhoud als de kwaliteit van de kaders.

De LTS en LBS kaders zijn multidisciplinair. De LTS gaat over wat het tunnelsysteem inhoudt, wat de samenhang is van proces, organisatie en techniek (WAT), hoe je met de LTS een aantoonbaar veilige, beschikbare, bedienbare en beheerbare specifieke tunnel realiseert (HOE) en een bijbehorend ondersteunend kwaliteitssysteem. De LBS specificeert hetzelfde maar dan voor beweegbare bruggen en schutsluizen.
De LBS wordt momenteel in een tiental Rijkswaterstaat projecten toegepast. Het zwaartepunt lag tot nu toe vooral op nieuwbouw en grootschalige renovatie, maar wordt steeds meer toegepast in vernieuwingsprojecten, zoals bij het omschakelen naar centrale bediening vanuit een centrale of deelvervanging van installaties.
De LBS wordt beheerd door de kaderbeheerders. Dit team bestaat uit professionals vanuit verschillende RWS organisatieonderdelen. Onderdeel van het beheer is het actueel houden van de LBS met behulp van ingerichte beheerprocessen. Met deze beheerprocessen worden veranderingen op basis van bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving en ervaringen uit het gebruik vrijgegeven in nieuwe releases van de LBS. Een belangrijk onderdeel van het beheer is het afhandelen van issues of project specifieke afwijkingen. De beheerprocessen zijn bekend maar in de praktijk worden deze vanwege de zeer beperkte capaciteit niet altijd gevolgd wat leidt willekeur en onvoldoende overzicht en sturing. In 2024 heeft het bestuur opdracht gegeven om een verbeterimpuls aan het kader te geven waarbij het inrichting van een sterk kwaliteitsmanagement één van de belangrijke speerpunten in. Bij deze inrichting wordt gekeken naar de wijze waarop dit bij de LTS succesvol is ingericht. Het afstemmen van issues en changes dient plaats te gaan vinden met zowel de indieners als de specialisten als de juiste stakeholder binnen de organisatie zodat deze goed voorbereid kunnen worden voorgelegd aan het bestuur. Daarnaast dient ondersteuning te worden geleverd aan projectonafhankelijke audits die worden uitgevoerd bij projecten in de correcte toepassing van de LBS onder de verantwoordelijkheid van de LRV (Landelijke Regisseur Veiligheid).

Om de kwaliteit, de consistentie en het draagvlak van het kader te borgen zijn verschillende (ondersteunende) kaderbeheerprocessen onderkend om integraal kaderbeheer en de kwaliteit van het kader te borgen:
• Changemanagement
• Issuemanagement
• Configuratiemanagement
• Releasemanagement
• Kwaliteitsmanagement
• Documentmanagement

De kwaliteits-, issue- & changemanager LBS geeft invulling aan het kwaliteitssysteem van de standaard, waaronder specifiek de kaderbeheerprocessen. Daarnaast werkt hij/zij samen met de Issue- & changemanager LTS om de LBS beheerprocessen verder te verbeteren naar voorbeeld van de LTS beheerprocessen.

Taken van de kwaliteits-, Issue- & changemanager LBS zijn:
• Uitvoeren van Change management voor LBS:
o Inrichten, beschrijven en uitvoeren van het LBS change proces conform de beheerprocessen LTS.
o Up-to-date houden van LBS change database (Topdesk of TRAC).
o Inplannen en uitvoeren Change Advisory Board (CAB) en Change Control Board (CCB)
overleggen.
o Verslaglegging CAB en CCB overleggen, en opmaak en archivering van CAB en CCB
notulen/verslagen.
o Maken van periodieke maandrapport en/of statistieken van change management.

• Uitvoeren van Issue management voor LBS:
o Inrichten, beschrijven en uitvoeren van het issue proces conform de beheerprocessen LTS.
o Up-to-date houden van LBS issue database (Topdesk of TRAC).
o Inplannen en uitvoeren van Advisory Board (IAB) en Issue Control Board (ICB)
overleggen.
o Verslaglegging IAB en ICB overleggen, en opmaak en archivering van IAB en ICB
notulen/verslagen.
o Maken van periodieke maandrapport en/of statistieken van change management.
o Aanbieden van de changes aan het CCB

• Uitvoeren van Configuratie management voor LBS:
o Beheer van alle LBS producten in het document management systeem.
o Ontsluiting van data (LBS producten, LBS releases) uit het document management systeem aan gebruikers.

• Uitvoeren van Release management voor LBS:
o Inrichten, beschrijven en uitvoering van release proces conform het releasemanagementproces
o Oplevering van een Concept-set & Final-set van een LBS release. (inclusief nabewerking bij Final-set).
o Uitvoering van het Lay-out check per release en gereed maken voor vrijgave/publicatie
besluit.
o Ontsluiting van release op RWS Intranet en RWS internet (publicatie).
o Informeren van gebruikers over nieuwe releases
o Archivering van releases in documentmanagement systeem.
o Inplannen en organiseren van Evaluaties m.b.t. een uitgevoerd LBS release traject.

• Invulling geven aan o.a. het kwaliteitsmanagement voor LBS:
o Beheren en bewaken van vastgelegde kaderbeheerprocessen.
o Auditen (controleren) en evalueren van de kaderbeheerprocessen.
o Inplannen en uitvoeren van periodiek kwaliteitsoverleg.
o Geven van introductie cursus aan nieuwe teamleden van kaderbeheerorganisatie.
o Voorbereiden van het periodieke Inhoudelijk-overleg t.a.v. het integrale kaderbeheer.

Naast deze taken wordt er verwacht dat de kwaliteitsmanager de processen bewaakt en de collega’s motiveert om de processen te volgen en aanspreekt indien dit in onvoldoende mate gebeurd.

Resultaat opdracht
• Specifiek voor de LBS ingericht:
1) Change management proces
2) Issue management proces
3) Configuratie management proces
4 Release management proces; Inclusief procesbeschrijvingen/procedures/werkinstructies, verslaglegging van overleggen en rapportages ten aanzien van de effectiviteit van de processen.

• Adviezen ten aanzien van de inrichting van benodigde tooling.
• Informatie over nieuwe releases
• Auditrapportages nav evaluatie van de kaderbeheerprocessen

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
• Academisch werk- en denkniveau;
• Ervaring in alle aspecten van kwaliteitsmanagement
• Ervaring met diverse tooling tbv kwaliteitsmanagement
• Kennis en meerjarige ervaring met kwaliteitsmanagement processen in complexe omgeving;
• Werkt procesmatig;
• Werkt zorgvuldig;
• Kan goed plannen en organiseren
• Doet voortgangscontrole;
• Analytisch;
• Communicatief vaardig;
• Vloeiend Nederlands in woord en schrift;
• Senior in ervaring en optreden;
• Netwerkvaardig.