Documentspecialist (2 FTE) Utrecht • Seven Stars

Voor onze opdrachtgever de Belastingdienst zoeken wij een Documentspecialist (2 FTE).

Let op: deze aanvraag is niet geschikt voor zzp'ers.

Deze aanvraag valt in schaal 9.

Uiterlijk reageren tot: 14-08-2025 12:00.

Opdrachtbeschrijving

“Ik bouw teksten van redacteuren om naar flexibel inzetbare briefmodellen. Het resultaat? Tevreden collega’s en heldere communicatie richting onze klanten.” Veerle Meijer, Aanleverspecialist.

Werken aan de communicatie met burgers en bedrijven is de topprioriteit van de Belastingdienst. We verbeteren continu de communicatie met en dienstverlening voor onze klanten.

Uiteindelijk draait het voor ons maar om 1 ding: onze gebruikers. Zijn zij tevreden, dan zijn wij het ook. 

Jij als Documentspecialist speelt hierbij een belangrijke rol: binnen het RTO Beheer team binnen de afdeling Klant Interactie & -Services in Utrecht bouw jij de brieven die burgers en bedrijven van de Belastingdienst ontvangen.

Binnen het RTO Beheer team werken bouwers, redacteuren, vakspecialisten en Product Owners samen aan content voor burgers én bedrijven. Het team Generieke Document Creatie (GDC-team) is hierin de schakel tussen de redactie en business. Samen zorgen we ervoor dat iedereen een begrijpelijke brief op de mat krijgt.

Als Documentspecialist bouw en test je onze briefmodellen, en zorgt samen met je collega's ervoor dat het hele proces - vanaf het moment dat redacteuren de tekst aanleveren tot je collega's de brief versturen - soepel verloopt.

Het is technisch en secuur werk, waarbij de samenwerking met je collega's belangrijk is voor het uiteindelijke resultaat: een perfect gebouwde brief. Je staat sterk in je schoenen en je kan goed omgaan met opbouwende kritiek. Ook heb je geen moeite om feedback aan je collega's te geven. Je ziet de mogelijkheden en neemt het initiatief om je werk en de samenwerking met je collega's te verbeteren. Wil jij een belangrijk steentje bijdragen aan informatie die iedereen raakt, stuur dat je CV + motivatie. Misschien word jij dan de nieuwe collega van Veerle. Hopelijk tot snel!

Achtergrond opdracht

Waarom dit project?

De Belastingdienst werkt hard aan het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Een belangrijk onderdeel daarvan is het duidelijk en consistent communiceren via onze brieven. Daarom stappen we organisatiebreed over op het gebruik van Generieke Document Creatie (GDC) – een softwareoplossing waarmee we kennisintensieve brieven efficiënt en uniform kunnen opstellen.

Voordat collega’s met GDC aan de slag kunnen, moeten alle bestaande brieven zorgvuldig worden herbouwd in dit nieuwe systeem. Daarvoor is het Project Brievenbouw GDC in het leven geroepen.

Tijdelijke versterking gezocht

Door de intensieve voorbereidingsfase en de hoeveelheid brieven die moeten worden overgezet, ontstaat er tijdelijk extra werkdruk binnen het projectteam. Om die reden zoeken we versterking.

Let op: vanwege de aard van de werkzaamheden en de manier waarop we samenwerken binnen het team, is deze functie niet geschikt voor zzp’ers. In verband met de wet DBA kunnen we alleen kandidaten in (tijdelijke) loondienst overwegen.

• HBO werk-denkniveau
• Deze persoon heeft bij voorkeur ervaring met het bouwen en testen van brieven/briefmodellen in document opmaaksystemen. Maar is niet noodzakelijk. Hij/zij mag net klaar zijn met een MBO/HBO opleiding. Deze persoon moet wel gemotiveerd zijn en graag willen leren. Werkt zeer nauwkeurig (testmentaliteit), planmatig en gestructureerd
• Nauwkeurigheid, basiskennis HTML en XML. Bij voorkeur XPath.
• Opleiding op gebied van IT
• Medior bouwer (2 jaar)

• Je hebt kennis van en ervaring met XML (XML4 met XPath 1.0)
• Je bent communicatief zeer vaardig en beheerst de Nederlandse taal uitstekend.
• Je beschikt over ervaring met documentcreatie en het vertalen van teksten naar brief- en huisstijlmodellen. Uiteraard hoort ervaring met Word hierbij.
• Je hebt ervaring met werken binnen een zelfsturend of zelfregulerend (scrum)team.
• Je hebt affiniteit met IT, en kan goed analyseren en logisch denken.
• Je hebt ervaring met het coachen van gelijkwaardige collega's.

Het 'selectie kwaliteitenprofiel' staat nu op het dichtsbijzijnde profiel. Echter is dit nog te zwaar. Hierbij ons eigen kwaliteitenprofiel:

Kennisgebieden

• Professional Developer Scrum: niet van toepassing (kennis van is prima, maar niet noodzakelijk)
• SAFe: niet van toepassing (kennis van is prima, maar niet noodzakelijk)
• Softwareontwerp: wij werken niet verder dan basis HTML en XML, met een klein beetje XPath; geen 'zware' developer noodzakelijk

• Methoden en technieken voor Agile ontwerp: niet van toepassing (kennis van is prima, maar niet noodzakelijk)
• Programmeren: zie eerder
• Testen: vooral eigen werk, geen testframework of iets dergelijks
• Aanvullende kennisgebieden/Voorbeelden van opleidingen:
• Kennis van HTML en XML is een pré, geen 'zware' developer noodzakelijk

Toelichting:

• Binnen GDC wordt gebruik gemaakt van een WYSIWYG-editor om brieven aan te maken. In sommige gevallen is deze editor niet goed genoeg en moet er in HTML/XML een en ander aangepast worden.

• analyseren
• klantgerichtheid
• samenwerken
• nauwkeurigheid
• resultaatgerichtheid
• systematisch werken
• zelfontwikkellng
• coachingsvaardigheden

Herken jij jezelf ook hierin?

• Je hebt ambitie om binnen no time de meest complexe briefmodellen, formulieren en beschikkingen te bouwen; maar dit gaat nooit ten koste van de kwaliteit en je eigen nauwkeurigheid. Je bent klantgericht en weet de vraag van de opdrachtgever duidelijk te krijgen zodat je met behulp van GDC de juiste oplossing kan bieden. Je legt makkelijk contact en werkt graag samen. Ook ben je enthousiast en betrokken en zet je door als het even tegen zit.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende situaties en hebt er zichtbaar plezier in om je te bewegen in een veranderende organisatie. We werken met de standplaats Utrecht, waar we met het team samenwerken.