Clustersecretaris cluster Projecten Gemeente Haarlemmermeer Hoofddorp • Gemeente Haarlemmermeer

Clustersecretaris cluster Projecten Gemeente Haarlemmermeer
HBO/WO | €4.349 - €6.193 | Schaal 11 | Vast | 32-36 uur

Werken als clustersecretaris bij cluster Projecten betekent … 

• Het adviseren en ondersteunen van het Managementteam (MT) bij vraagstukken in relatie tot de organisatie, processen en professionalisering van het cluster Projecten.
• Meedenken, adviseren en actief meewerken aan clusteroverstijgende opgaven binnen het fysiek domein van gemeente Haarlemmermeer.
• Nauw samenwerken met clustermanagers en directieleden voor het fysiek domein, waarbij je wordt uitgedaagd op je vermogen om over eigen grenzen heen te kijken.

De kern van jouw functie
Als clustersecretaris speel je een stevige adviserende en ondersteunende rol binnen het managementteam (MT) van cluster Projecten, bestaande uit een clustermanager, drie teammanagers en een managementassistente. Jij bent de eerste adviseur en sparringpartner voor het MT op het gebied van complexe organisatievraagstukken. Denk aan werkzaamheden als:

• Signaleren en het initiatief nemen tot verbetervoorstellen aan het MT.
• Het schrijven van memo’s of plannen van aanpak voor het MT.
• Het bij elkaar brengen en coördineren van de juiste collega’s om verbetervoorstellen uit te werken.
• Waar nodig, acteren als meewerkend voorman in het realiseren van verbeteringen.
• Initiatief nemen, voorbereiden, coördineren en inhoudelijk afstemmen over Clusterwerkplan(en), Managementrapportages (Maraps), informatie(beheer)plannen, opleidingsplannen, Medewerkersonderzoeken etc.

Verder speel je een stevige adviserende en meewerkende rol in clusteroverstijgende onderwerpen. Denk aan werkzaamheden als:

• Het MT adviseren over de in te nemen standpunten of gewenste aanpak in relatie tot de onderwerpen op de (strategische) werkagenda van de besluitvormende gremia in het fysiek domein.
• Waar nodig, acteren als meewerkend voorman in relevante clusteroverstijgende stuur- of werkgroepen.
• Zorgen dat besluitvorming over organisatie- of procesvraagstukken voor het fysiek domein plaatsvindt.

Om deze rollen en werkzaamheden goed te vervullen, ben je een proactieve netwerker, een gedegen organisator en heb je een groot doorzettingsvermogen. Je beschikt over politieke sensitiviteit en bent een betrouwbare samenwerkingspartner.

Het cluster Projecten
Cluster Projecten is een snelgroeiend cluster binnen het fysieke domein van de gemeente Haarlemmermeer, van inmiddels iets meer dan 90 medewerkers. De ambities van de gemeente en daarmee van onze eigen projectteams zorgen voor een dynamische sfeer, waarin we echt het hart van de vele gebiedsontwikkelingen, nieuwe infrastructuur, groen en maatschappelijke huisvesting vormen. Het cluster zorgt ervoor dat de gemeente Haarlemmermeer opgaven in het fysiek domein op een professionele project- en programmamatige wijze uitvoert. Het cluster bestaat uit vier teams: Senior Project- en Programmamanagement, Projectmanagement, Portfoliomanagement en Project Management Office (PMO). Verder is er een Bedrijfsbureau dat zowel het MT als de projectmanagers ondersteunt bij de financiële processen. Hiërarchisch maak je deel uit van het team Project Management Office (en dan de vakgroep Projectsecretarissen), operationeel maak je deel uit van het MT. 

Het MT van het cluster werkt aan vraagstukken op het vlak van toekomstbestending groeien en ontwikkelen, de juiste matching binnen de meer dan 100 projectteams, procesoptimalisatie om de teams zo goed mogelijk te kunnen faciliteren, digitalisering, het beheersen van werkdruk, bieden van aantrekkelijk werkgeverschap etc. Clusteroverstijgend is er veel aandacht voor het effectief samenwerken binnen het fysieke domein, het eenduidig projectmatig werken, het professionaliseren van de rollen van ambtelijk opdrachtgever en opdrachtnemer, portfoliomanagement en het goed neerzetten van de rollen, taken en bevoegdheden die horen bij het werken als projectorganisatie binnen een lijnorganisatie.

Maak het verschil
Samen met circa 1.400 collega’s zet jij je dagelijks in voor ruim 165.000 inwoners. De gemeente Haarlemmermeer heeft een aantal belangrijke ambities, gericht op een prettige leefomgeving voor haar inwoners. De gemeente wil doorgroeien naar 200.000 inwoners in 2040, met behoud van een groene en open polderomgeving. Enkele voorbeelden van ambitieuze projecten waar we nu aan werken zijn de ontwikkeling van het centrum van Badhoevedorp, Hoofddorp en Nieuw-Vennep en het stationsgebied in Hoofddorp. Woningbouw is belangrijk, maar ook het ontwikkelen van PARK21, een mooi recreatiegebied tussen Hoofddorp en Nieuw-Vennep of de aanleg van nieuwe infrastructuur in de gemeente maken onderdeel uit van onze portefeuille. Kom jij met ons in beweging en daag je ons uit met jouw frisse, positief-kritische blik en ervaring met organisatie- en samenwerkingsvraagstukken binnen het fysiek domein?  

Dit krijg je van ons 

• Een warm welkom, goede begeleiding en grote collegiale betrokkenheid.
• Een salaris tussen de € 4.349,- en € 6.193,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 11). 
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto maandsalaris dat je kunt laten uitbetalen of waarmee je bijvoorbeeld extra vakantiedagen kunt kopen.
• Een goed pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een ABP-pensioenregeling.
• Mogelijkheid om vanuit huis te werken met flexibele begin- en eindtijden, ondersteund met een telefoon en laptop.
• Professionele groei met onze leerportaal Bouw aan Jezelf, loopbaan coaching en Het Goede Gesprek.
• Persoonlijke vitaliteit dankzij het MEERVitaal-programma en uiteenlopende activiteiten, zoals de maand van de vitaliteit, ondersteuning bij mantelzorg, workshops voor ouders met jonge kinderen en veel meer. 
• Jonge Ambtenaren: een netwerk met en voor alle nieuwe collega’s (jong én oud). 

Dit zoeken we in jou
Als clustersecretaris verwachten wij dat je, naast een stevige persoonlijkheid, beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent analytisch, kritisch en zorgt dat je snel een netwerk van relevante stakeholders binnen de organisatie opbouwt. Organisatieontwikkeling en optimalisatie van processen en samenwerking heeft je interesse. Je bent in staat op effectieve, eigen wijze inhoud te geven aan deze nieuwe functie. Ervaring met het fysieke domein binnen de lokale overheid is een pré.

Verder heb je:

• Een relevante HBO- of WO opleiding, bijvoorbeeld Organisatiewetenschappen, Bestuurskunde of Bedrijfskunde;
• Minimaal 5 jaar ervaring als stevig adviseur cq. rechterhand voor een Management- of Directieteam;
• Een resultaat- en oplossingsgerichte instelling;
• Grote mate van politiek-bestuurlijke sensitiviteit en ervaring met (besluitvormings)processen binnen een lokale overheid;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Het vermogen om complexe onderwerpen te structuren, te analyseren en beheersbaar te maken.

Herken jij je hierin? Dan maken we graag kennis met je!
De sluitingsdatum voor deze vacature is in verband met de vakantieperiode ruim gesteld op zondag 17 augustus. De eerste ronde gesprekken vindt plaats op donderdag 21 augustus, een tweede ronde op maandag 25 augustus. We verzoeken je hier rekening mee te houden. 

Ben jij de kandidaat die we zoeken?  Upload je CV en motivatie – waarin je aangeeft wat jou inspireert in deze functie via het sollicitatieformulier. 

Meer weten over deze vacature?
Neem voor meer info contact op met Rina Noorlander, teammanager PMO, via of per mail via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Rolf van de Haar, corporate recruiter, via 023 567 6273 of via de button "Solliciteer nu" op deze pagina..