Managementassistent Raad van Bestuur Almere • Leger des Heils

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

De Raad van Bestuur bestaat uit 3 bestuursleden, de bestuursvoorzitter, de bestuurder bedrijfsvoering en de bestuurder Zorg. De Raad van Bestuur is belast met het besturen van de stichting Leger des Heils W&G en LJ&R (Welzijn & Gezondheidszorg en Jeugdbescherming & Reclassering) en stelt het beleid, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de Raad van Toezicht, vast. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vastgestelde beleid en voor de leiding van de dagelijkse gang van zaken binnen W&G/LJ&R. Zij worden daarbij ondersteund door (stafafdelingen van) het stichtingsbureau. Daarnaast bekleden de bestuurders nevenfuncties waarvan de verplichtingen gecombineerd dienen te worden met de werkzaamheden binnen Leger des Heils, waar de prioriteit ligt.

Het bestuurssecretariaat bestaat momenteel uit 2 collega’s, maar door de groei van de portefeuilles van de bestuurders is er behoefte aan een collega die de Bestuurder Bedrijfsvoering en Zorg gaat ondersteuen. Als managementassistente voor de Raad van Bestuur ben je nauwkeurig, betrouwbaar en proactief in je ondersteuning. Je zet de punten op de i en bent het visitekaartje van de organisatie. Naast een representatief voorkomen ben je duidelijk en vriendelijk in je communicatie. Je kracht ligt in het creëren van overzicht en rust voor de Raad van Bestuur. Je hebt controle over de agenda en schakelt pro-actief in het belang van de bestuurder met collega’s en netwerkrelaties. Je weet de juiste prioriteiten te stellen en bent in staat om zowel in een team als zelfstandig te werken.

Kortom een uitdagende en dynamische functie binnen een 24/7-organisatie die continu in beweging is. Het bestuurssecretariaat werkt regelmatig samen met het landelijk secretariaat, die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van de stafhoofden en programmadirecties. De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Complex agenda- en mailboxbeheer
• Beheer en verwerking algemene mailbox Bestuurssecretariaat
• Aanspreekpunt voor externe relaties van de bestuurders
• Verzorgen en afhandelen van (mail-)correspondentie voor de Raad van Bestuur
• Coördineren en beheren van alle in- en uitgaande (hard copy) correspondentie 
• De coördinatie en begeleiding van interne sollicitatieprocedures
• Agendabeheer Raad van Bestuur voor regiodirecties en andere entiteiten binnen het hoofdkantoor

Gevraagd

We zoeken een ervaren, dynamische en enthousiaste collega met een flexibele werkhouding, die graag werkt in een complexe en soms hectische omgeving. Dit neem je ook mee:

• Een afgeronde hbo-opleiding en meerjarige ervaring in een functie als directiesecretaresse, PA of managementassistent op bestuursniveau
• Kennis van de procedurele en administratieve organisatie van een bestuurssecretariaat en ruime ervaring in complex agendabeheer
• Je bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Teams, OneDrive, Sharepoint en Office365
• Een talent voor plannen, organiseren, overzicht houden en het stellen van prioriteiten
• Affiniteit met het werkterrein van de bestuurders is een pré
• Klantgerichtheid en uitstekende communicatieve vaardigheden
• Je bent representatief en proactief, tactvol en hebt een goed gevoel voor verhoudingen
• Je bent zorgvuldig en gewend met vertrouwelijke informatie om te gaan
• Hiernaast heb je gevoel voor humor en een energieke en positieve houding
• Je bent christen (katholiek, protestants etc) en kunt aangeven wat dat voor jou betekent. Wil je hier meer over lezen? Kijk dan op

Waar je gaat werken