Secretaresse -Sectorhoofd stadsbedrijf Eindhoven • ZuidProfs

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Als Secretaresse sectorhoofd stadsbedrijf zorg jij ervoor dat het sectorhoofd van de sector stadsbedrijf (STB) inzicht krijgt in de hoeveelheid informatie die op hem afkomt. Je bent de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden en houdt het hoofd koel, ook wanneer het verkeerd lijkt te lopen.

Je ontzorgt en ondersteunt het sectorhoofd en indirect de afdelingshoofden van de afdelingen bij hun dagelijkse gang van zaken, zowel op secretarieel als administratief vlak.

• Beheren van agenda’s, maken en verzetten van afspraken, reserveren van vergaderruimtes en prioriteren om ad hoc situaties op te lossen.
• Nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van afdelingshoofden en teamleiders, inclusief centrale afdelingsoverleggen en terugkerende medewerkersoverleggen.
• Verzorgen van archivering en documentatie voor het sectorhoofd.
• Helpen bij de administratie rondom orders, facturen en het doen van bestellingen.
• Bijdragen aan de verbinding in de sector door het organiseren van sociale activiteiten en werkgerelateerde bijeenkomsten zoals sectorbijeenkomsten en jubilea.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het regelen van locatie en benodigde faciliteiten.
• Doen van bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheren van NS Business Cards.
• Zorgen voor de financiële afhandeling van facturen en orders in nauwe samenwerking met specialisten in de sector.
• Vragen beantwoorden van collega’s, sociaal opstellen en delen in het werkplezier op de afdeling.
• Doen van verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen aan het secretariaat om het werk efficiënter en overzichtelijker te maken.

Je werkt binnen de sector samen met de secretariële ondersteuners van de andere zes afdelingen. Samen zorgen jullie voor structuur in het dagelijks werk van de sector en ondersteunen het sectorhoofd, afdelingshoofden en teamleiders, zodat zij zich kunnen richten op hun leidinggevende taken.

• Afgeronde mbo-opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse, met ervaring in complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties zoals MS Teams, Outlook en OneNote.
• Innovatief in het gebruik van nieuwe technologische mogelijkheden.
• Service- en resultaatgericht, met als doel afdelingshoofden te ontzorgen zodat zij zich kunnen focussen op hoofdzaken.
• Collegiaal, flexibel en graag samenwerkend.
• Ontwikkelbehoefte, onderzoekend en enthousiast voor het vak van secretariële ondersteuning.

Gevraagd

Eisen:

1. Je hebt een afgeronde studie op mbo-niveau
2. Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse
3. Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend
4. Je beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd
5. Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar)

Wensen:

• Je hebt een afgeronde studie op mbo-niveau
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend
• Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook, One Note
• Je werkt graag innovatief in het gebruik van de nieuwe technologische mogelijkheden
• Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van de bijzaken
• Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel
• Je hebt een ontwikkelbehoefte en bent onderzoekend en hebt enthousiasme voor het vak van secretariële ondersteuning

Waar je gaat werken

• De meeste functies zijn tijdelijke functies voor een langere periode. Soms met uitzicht op vast.
• ZZP is niet altijd mogelijk.
• Goede beheersing van het Nederlands is voor alle functies vereist
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een grote pré, soms een eis.
• We ontvangen graag jouw CV in het Nederlands, liefst in Word format.
• Vermeld je functies en werkzaamheden inclusief jaartallen en maanden, meest recente bovenaan.