Secretaresse Eindhoven • Allroad

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

We zoeken een energieke en betrouwbare ondersteuner die het hoofd koel houdt, ook als het druk is. Ben jij de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden? Kun jij het hoofd koel houden, ook wanneer het verkeerd lijkt te lopen? Dan hebben wij een nieuwe uitdaging voor jou!

Wat ga je doen?

Je ondersteunt en ontzorgt het sectorhoofd en indirect ook de afdelingshoofden en teamleiders. Je bent een onmisbare schakel in het dagelijks reilen en zeilen van de organisatie. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief.

Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda’s, maakt en verzet afspraken, en reserveert vergaderruimtes waarbij je prioriteert om ad-hoc situaties op te lossen.
• Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden en teamleiders, zoals centrale afdelingsoverleggen en terugkerende medewerkersoverleggen.
• Je verzorgt de archivering en documentatie voor het sectorhoofd.
• Je helpt bij de administratie rondom orders, facturen en het doen van bestellingen.
• Je draagt bij aan verbinding binnen de sector door het organiseren van sociale en werkgerelateerde bijeenkomsten, zoals sectorbijeenkomsten en jubilea.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten in logistieke zin, regelt locaties en benodigde faciliteiten.
• Je doet bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen en lunches, en beheert de NS Business Cards.
• Je zorgt voor de financiële afhandeling van facturen en orders, in nauwe samenwerking met specialisten binnen de sector.
• Je bent een vraagbaak voor collega’s, stelt je sociaal op en draagt bij aan het werkplezier op de afdeling.
• Je doet verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

De opdrachtgever zorgt voor de fysieke inrichting en het beheer van de openbare ruimte; het inzichtelijk maken en houden van de stad; beheer en onderhoud van het maatschappelijke vastgoed en sportexploitatie. De opdrachtgever is voortdurend op zoek naar slimme, innovatieve samenwerkingsvormen vanuit een regie voerende en faciliterende rol. Zo dragen wij bij aan een leefbare, veilige en actieve stad!

Wat breng jij mee?

• Je hebt een afgeronde studie op mbo-niveau;

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden;

• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;

• Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook, One Note;

• Je werkt graag innovatief in het gebruik van de nieuwe technologische mogelijkheden;

• Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van de bijzaken;

• Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel.

• Je hebt een ontwikkelbehoefte en bent onderzoekend en hebt enthousiasme voor het vak van secretariële ondersteuning.

Reiskosten
cursussen & trainingen
28 vakantiedagen bij fulltime dienstverband
Salaris is gebaseerd op fulltime dienstverband