Projectsecretaris Bedrijfsbureau Doetinchem • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris Bedrijfsbureau voor gemiddeld 28 uur per week. In deze rol speel je een centrale rol bij de ondersteuning van capaciteits- en marktvraagstukken binnen onze projecten. Je ondersteunt teamleiders en de capaciteitsplanner bij het in-, door- en uitstroomproces van ingehuurde medewerkers en hebt een ondersteunende rol binnen het team Markt.

Wat ga je doen?

Capaciteit
- Bijhouden welke contracten er lopen voor ingehuurde collega’s en zorgen dat verlengingen of beëindigingen op tijd geregeld zijn.
- Meewerken aan het werven en selecteren van nieuwe inhuur, vooral de praktische en procedurele kant.
- Fungeren als verbindende schakel tussen de managementondersteuner en het bedrijfsbureau met betrekking tot inhuur.
- Zorgen voor een nette en overzichtelijke mailbox van het bedrijfsbureau.
- Proactief meedenken over verbeteringen in werkprocessen.

Markt
- Werken met het Qfact systeem: invoeren van interessepeilingen en coördineren van prestatiebeoordelingen (Better Performance).
- Onderhouden van contact met de leverancier van Qfact over systeemaanpassingen.
- Voorbereiden van overleggen van onder andere het team Aanbesteden Past Performance (TAPP), het team Markt en marktgerelateerde werkgroepen.
- Vastleggen van acties en afspraken tijdens overleggen en zorgen dat deze worden opgepakt.
- Organiseren van een opgeruimde en georganiseerde mailbox van de groslijst.
- Helpen bij het organiseren van bijeenkomsten.
- Proactief meedenken over verbeteringen in processen en de groslijstsystematiek.

Werkomgeving

Je werkt binnen de vakgroep Realisatie Projecten zelfstandig en planmatig. Er is veel ruimte voor eigen initiatief en vertrouwen om je werk op jouw manier goed te doen.

Gevraagd

• Qfact
• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een MBO 4-opleiding die goed aansluit op de werkzaamheden
• Ervaring met secretariële en organisatorische taken, met goed overzicht en regelvaardigheid
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling
• Goede kennis van Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint); ervaring met MS Project is een pré
• Uitstekende Excel-vaardigheden
• Ervaring met Microsoft Teams en samenwerken op afstand
• Interesse en vaardigheid in het werken met data: verzamelen, ordenen en analyseren
• Proactief, flexibel, creatief en resultaatgericht
• Zelfstandig kunnen werken en initiatief nemen
• Klantvriendelijke houding in communicatie per mail, telefoon en persoonlijk contact

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.