Programmasecretaris Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris. 

Als programmasecretaris ben je de spil binnen het programma Nieuw Geneesmiddelen Beoordelingssysteem. Je ondersteunt de programmamanager en projectleiders bij de implementatie en bouw van nieuwe software, de migratie van het huidige IV-systeem naar het nieuwe IV-systeem, het opzetten van datagedreven werken en het verwerken van organisatieveranderingen binnen het project.

Verantwoordelijkheden

• Programma- en projectondersteuning: Je biedt ondersteuning aan het programma en de projecten.
• Rapportages: Je stelt voortgangsrapportages op voor de opdrachtgever en stuurgroep.
• Overleggen: Je bereidt IV project- en stuurgroepoverleggen voor en verzorgt de verslaglegging.
• Vergaderstukken: Je stelt vergaderstukken op in het Nederlands of Engels.
• Vertalingen: Je vertaalt documenten zoals PrinceII voortgangsrapportages, projectplannen en escalatierapporten naar het Engels.
• Redactie: Je redigeert (beslis)documenten zoals rapportages, projectplannen en escalatierapporten.
• Controle documenten: Je controleert formele documenten (programmadocumenten en contractdocumenten) op juistheid en samenhang.
• Communicatie: Je verzorgt communicatie op het intranet.
• Projectdossiers: Je zet projectdossiers op en houdt deze bij volgens ICT-standaarden van de programma- en projectmanagementstructuur (MSP, PrinceII Agile).
• Risicomanagement: Je houdt het programma- en projectrisicolog bij, verzorgt risicoassessments en volgt deze op conform PrinceII/Agile.
• Stakeholdermanagement: Je onderhoudt contacten met stakeholders van het programma.
• IV-vragen: Je beantwoordt IV-gerelateerde vragen over het programma, variërend van eenvoudig tot complex.
• Logistiek en agendabeheer: Je voert logistieke werkzaamheden uit en beheert agenda's.
• Organisatie bijeenkomsten: Je organiseert bijeenkomsten.
• Knelpunten signaleren: Je signaleert knelpunten binnen het programma.
• Onboarding: Je verzorgt de onboarding van nieuwe programmamedewerkers.

Gevraagd

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in verander- en implementatieprogramma's binnen de informatievoorziening

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.