Secretaresse Sectorhoofd stadsbedrijf Eindhoven • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Secretaresse Sectorhoofd stadsbedrijf. 

Als Secretaresse sectorhoofd stadsbedrijf zorg jij ervoor dat het sectorhoofd van de sector stadsbedrijf (STB) inzicht krijgt in de hoeveelheid informatie die op hem afkomt. Je bent de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden en houdt het hoofd koel, ook wanneer het verkeerd lijkt te lopen.

Je ontzorgt en ondersteunt het sectorhoofd en indirect de afdelingshoofden van de afdelingen bij hun dagelijkse gang van zaken, zowel op secretarieel als administratief vlak.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, maken en verzetten van afspraken, reserveren van vergaderruimtes en prioriteren om ad hoc situaties op te lossen.
• Nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van afdelingshoofden en teamleiders, inclusief centrale afdelingsoverleggen en terugkerende medewerkersoverleggen.
• Verzorgen van archivering en documentatie voor het sectorhoofd.
• Helpen bij de administratie rondom orders, facturen en het doen van bestellingen.
• Bijdragen aan de verbinding in de sector door het organiseren van sociale activiteiten en werkgerelateerde bijeenkomsten zoals sectorbijeenkomsten en jubilea.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief het regelen van locatie en benodigde faciliteiten.
• Doen van bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheren van NS Business Cards.
• Zorgen voor de financiële afhandeling van facturen en orders in nauwe samenwerking met specialisten in de sector.
• Vragen beantwoorden van collega’s, sociaal opstellen en delen in het werkplezier op de afdeling.
• Doen van verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen aan het secretariaat om het werk efficiënter en overzichtelijker te maken.

Werkomgeving

Je werkt binnen de sector samen met de secretariële ondersteuners van de andere zes afdelingen. Samen zorgen jullie voor structuur in het dagelijks werk van de sector en ondersteunen het sectorhoofd, afdelingshoofden en teamleiders, zodat zij zich kunnen richten op hun leidinggevende taken.

Gevraagd

• Afgeronde mbo-opleiding
• Minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse, met ervaring in complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties zoals MS Teams, Outlook en OneNote
• Innovatief in het gebruik van nieuwe technologische mogelijkheden
• Service- en resultaatgericht, met als doel afdelingshoofden te ontzorgen zodat zij zich kunnen focussen op hoofdzaken
• Collegiaal, flexibel en graag samenwerkend
• Ontwikkelbehoefte, onderzoekend en enthousiast voor het vak van secretariële ondersteuning
• Je beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract geldig is en ter controle kan worden overlegd

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.