Proces en informatie analist Den Haag • Yacht

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Opdracht

Het in kaart brengen, analyseren en optimaliseren van drie prioritaire processen, inclusief het aansturen van de betrokken interne en eventueel externe stakeholders, zodat de gemeente Den Haag sneller, efficiënter en klantgerichter kan werken.

Aanleiding

Binnen de gemeente organisatie zijn er drie belangrijke processen waar optimalisatie direct leidt tot een lagere werkdruk, minder verspilling en een betere dienstverlening aan burgers. Deze processen vormen daarnaast soms ook een bottleneck voor andere processen bij andere diensten.

Gewenst resultaat

• Drie geoptimaliseerde processen met meetbare verbeteringen in doorlooptijd, werkdruk en klanttevredenheid;
• Borging van de nieuwe werkwijzen in de organisatie;
• Gedocumenteerde processen in Engage;
• Globaal overzicht van systeemlandschap en informatiestromen Burgerzaken.

Achtergrond

1. Werkvoorraad B&V

Door op elk gewenst moment de werkvoorraad voor de afdeling inzichtelijk te hebben kan er werk bespaard worden voor de persoon die dit dagelijks uitzoekt en coördineert. De uren die hieraan besteed worden kunnen ingezet worden om de werkvoorraad (en achterstand) van B&V weg te werken.

2. Proces BBR-documenten

Door het proces voor BBR te optimaliseren kan er meer gewerkt worden naar een first-time-right aanpak voor burgers. Nu ziet men vaak dat afspraken worden afgekapt, omdat de benodigde informatie niet beschikbaar is. De burger moet dan later nogmaals terugkomen naar de gemeente en opnieuw hiervoor een afspraak inplannen. Den Haag is ooit als eerste gestart met dit proces en andere gemeentes voeren dit nu ook uit. Waar, bovendien, blijkt dat andere gemeentes ook efficiënter en digitaler dit proces onder controle hebben.

3. Proces rondom Brondocumenten

Door het proces voor brondocumenten te optimaliseren kan er meer gewerkt worden naar een first-time-right aanpak voor burgers. Dit proces zit vaak onder andere diensten die de gemeente aanbiedt en vormt nu een bottleneck. Dit hele proces kan aan de voorkant een stuk beter.

Werkzaamheden

• Analyseren, modelleren en in kaart brengen van operationele processen en informatiestromen binnen Burgerzaken;
• In kaart brengen van de onderliggende systemen en applicaties en de relaties hiervan duiden;
• Opstellen van verbetervoorstellen voor deze processen;
• Organiseren en begeleiden van werksessies met betrokken afdelingen en stakeholders;
• Regievoering op de implementatie van verbeteringen;
• Afstemming met IT en andere relevante partijen;
• Rapporteren van voortgang en resultaten aan het MT.

Je beschikt over:

• Een afgeronde relevante HBO- of WO-opleiding;
• Minimaal 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als proces en informatie analist;
• Kennis van en ervaring met proces & informatie-analyse en functioneel ontwerpen; alsook het vastleggen hiervan (bijv. in Engage);
• Kennis van methodologieën voor procesverbetering zoals BPMN, Lean, Six Sigma of Value Stream Mapping;
• Kennis van en ervaring met AI;
• Kennis van en ervaring met PowerBI, SQL of Tableau;
• Kennis van en ervaring met besturings- en dashboardconcepten, process en journey analytics;
• Een positief kritische houding.