Secretaresse -Sectorhoofd stadsbedrijf Eindhoven • Masters in Public

De gemeente Eindhoven is op zoek naar een Secretaresse sectorhoofd stadsbedrijf.

Zorg jij ervoor dat het sectorhoofd van de sector stadsbedrijf (STB) inzicht krijgt in de hoeveelheid informatie die op hem af komt? Ben jij de rots in de branding waarop altijd teruggevallen kan worden? Kun jij het hoofd koel houden, ook wanneer het verkeerd lijkt te lopen? Dan hebben wij een nieuwe uitdaging voor jou!

De sector
De sector Stadsbedrijf zorgt voor de fysieke inrichting en het beheer van de openbare ruimte; het inzichtelijk maken en houden van de stad; beheer en onderhoud van het maatschappelijke vastgoed en sportexploitatie. Stadsbedrijf is voortdurend op zoek naar slimme, innovatieve samenwerkingsvormen vanuit een regie voerende en faciliterende rol. Zo dragen wij bij aan een leefbare, veilige en actieve stad!

Wat kom jij waarmaken voor Eindhoven?
Jij ontzorgt en ondersteunt het sectorhoofd en indirect de afdelingshoofden van de afdelingen bij hun dagelijkse gang van zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief.
• Je beheert de agenda’s, maakt en verzet afspraken, reserveert de vergaderruimtes waarbij je prioriteert om ad hoc situaties op te lossen;
• Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden en teamleiders. Denk hierbij aan centrale afdeling overleggen en terugkerende medewerkers overleggen.
• Je verzorgt voor het sectorhoofd de archivering en documentatie;
• Je helpt bij de administratie rondom orders en facturen en het doen van bestellingen;
• Je draagt bij aan de verbinding in de sector door het helpen organiseren van sociale activiteiten -en werk gerelateerde bijeenkomsten zoals sectorbijeenkomsten en jubilea etc.
• organiseert in logistieke zin vergaderingen en bijeenkomsten, draagt zorg voor het regelen van de locatie en benodigde faciliteiten;
• Je doet bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheert de NS Business Cards.
• Je zorgt voor de financiële afhandeling van facturen en orders. Hierin werk je nauw samen met de specialisten in de sector.
• Je bent vraagbaak van collega’s, stelt je sociaal op en deelt graag in het werkplezier op de afdeling.
• Je doet verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen, aan het secretariaat, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Collega Irma Tjio, secretaresse: “Als ik aan mijn werk denk, dan denk ik aan betrokkenheid, sociaal, veranderingen, hart voor de inwoners en handen uit de mouwen. Kortom, een prima baan met fijne collega’s en een goede werkgever”.

Met wie doe je dat?
Binnen de sector werk je samen met de secretariële ondersteuners van de andere 6 afdelingen. Samen zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van de sector. Je helpt hiermee het sectorhoofd, afdelingshoofden en teamleiders, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jouw manier van plannen en inzicht zorgt ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!

Wat breng jij mee?
• Je hebt een afgeronde studie op mbo-niveau;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden;
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
• Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook,
One Note;
• Je werkt graag innovatief in het gebruik van de nieuwe technologische mogelijkheden;
• Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van de bijzaken;
• Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel.
• Je hebt een ontwikkelbehoefte en bent onderzoekend en hebt enthousiasme voor het vak van secretariële ondersteuning.