Senior Managementassistent Utrecht • Pienk | Office Professionals

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Ben jij een ervaren Managementassistent of Directiesecretaresse die moeiteloos het overzicht bewaart, complexe agenda’s managet en energie krijgt van coördineren? Vind je het leuk om naast je directiewerk ook een verbindende rol te hebben binnen een (secretariaats-)team? Dan is dit jouw kans om het verschil te maken!

Over de organisatie
Deze werkgever is een maatschappelijke, non-profit organisatie die zich inzet voor grote maatschappelijke uitdagingen. Denk aan thema’s als natuur, duurzaamheid, klimaat, bereikbaarheid en energie. Hier werk je samen met bevlogen professionals, in een omgeving waar politieke en bestuurlijke processen samenkomen en waar kwaliteit, samenwerking en vooruitgang centraal staan.

Jouw rol
In deze veelzijdige functie ben jij de steunpilaar van één of meerdere directieleden én de coördinator van een team van managementondersteuners. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt — van strak geplande agenda’s tot goed voorbereide overleggen en vlekkeloze besluitvormingsprocessen. Jouw taken omvatten onder meer:

• Beheren van complexe agenda’s en efficiënt plannen:
• Coördineren en bewaken van bestuurlijke stukken en besluitvormingsprocessen;
• Voorbereiden en notuleren van directie- en managementvergaderingen;
• Samenwerken op hoog niveau met diverse overheden en partners;
• Verbeteren en standaardiseren van werkprocessen binnen het team;
• Fungeren als aanspreekpunt en vraagbaak voor het secretariaatsteam;
• Organiseren van teambijeenkomsten en zorgen voor duidelijke werkafspraken.

Dit is dus een uitdagende, brede functie als Management Assistent / Directiesecretaresse, bij een organisatie in Utrecht (vlakbij Utrecht CS).

Jouw profiel
Je bent een ervaren professional met sterke organisatorische skills, oog voor detail en een verbindende persoonlijkheid. Je bent gewend te werken in een omgeving waar veel speelt, kunt goed schakelen tussen verschillende niveaus en houdt van structuur aanbrengen. Verder heb je:

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met relevante opleidingen;
• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent, directie-assistent of vergelijkbaar;
• Ervaring in een coördinerende positie;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ben je minimaal 32 uur per week beschikbaar (hybride werken is mogelijk).

Dit biedt de organisatie:

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband (de intentie is om jarenlang samen te werken);
• Bruto salaris tot € 4.814,21 bruto per maand (schaal 9, fulltime = 36 uur), plus 1,5% verhoging per januari 2026;
• Een eenmalige uitkering van € 1.000,- in november 2025 (op basis van 36 uur, naar rato bij deeltijd);
• Individueel keuzebudget (IKB) van 22,37% voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• Mogelijkheid tot aflossen van een eventuele studieschuld (max. 6 jaar);
• Uitstekende pensioenregeling;
• Extra persoonlijk budget van € 6.000,- per vijf jaar voor duurzame inzetbaarheid;
• NS-Business Card 1e klas voor woon-werk- en zakelijke reizen (parkeren is hier niet handig, te duur);
• Standplaats: Utrecht (naast CS), met flexibele mogelijkheden voor thuiswerken