Coördinerend directie-assistent Utrecht • Samenvijf

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Functieomschrijving

Als coördinerend directie-assistent ondersteun je één of meerdere directieleden en zorg je dat alles soepel verloopt, ook in hectische tijden. Je beheert complexe agenda’s en zorgt dat deze slim gepland zijn. Daarnaast beheer je bestuurlijke stukken en besluitvormingsprocessen. Je bereidt directie- en managementoverleggen voor, houdt continu het overzicht en weet altijd wat er speelt. Je werkt op het hoogste bestuurlijke niveau samen met ministeries, provincies en koepelorganisaties.

Je kijkt voortdurend naar het verbeteren van de manier van werken. Zie je dat iets slimmer of efficiënter kan? Dan kom jij met een voorstel. Je werkt aan het standaardiseren van processen, borgt de kwaliteit van de ondersteuning en zorgt dat de organisatie klaar is voor de toekomst.

Naast deze ondersteuning heb je een belangrijke rol als verbinder binnen het team van managementondersteuners. Je helpt mee het team en de coördinatie hiervan op te zetten. Je stemt werkprocessen af, deelt je kennis en ervaring en zorgt voor duidelijke werkafspraken. Je houdt het overzicht en zorgt dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Bij vragen ben jij het aanspreekpunt en je organiseert de terugkerende teammomenten. Jij regelt het gewoon.

Gevraagd

• Een afgeronde en relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau in een secretariele richting
• Minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring in een secretariële functie, waarbij complex agendabeheer en verbinden binnen de organisatie een grote rol heeft gespeeld
• Werkzaam geweest binnen een politiek dynamische omgeving, zoals ministeries, provincies of koepelorganisaties
• Aantoonbare werkervaring met het coördineren van andere collega’s
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding van directie- en managementoverleggen
• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel)
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

Aanbod

• We geven je iedere week tijd om iets goeds te doen bij een maatschappelijke organisatie in jouw regio, uiteraard met behoud van salaris en vrije tijd (lees meer)
• Zekerheid over je contractduur en uren. We maken duidelijke afspraken met onze opdrachtgevers over jouw functie
• Kans om je als professional verder te ontwikkelen bij opdrachtgever en zicht op een vast dienstverband bij Samenvijf
• Salaris volgens cao van gemeente, reiskostenvergoeding, pensioenregeling en uiteraard 25 vakantiedagen
• Onderdeel van Samenvijf: energieke en betrokken collega's die je verder helpen, je staat er op je opdracht nooit alleen voor

Waar je gaat werken

Samenvijf: detacheren met impact
Samenvijf staat voor een nieuwe manier van werken: we bieden je uitdagend werk bij onze opdrachtgevers en geven je daarnaast iedere week tijd om iets goeds te doen voor de maatschappij. Zo doorbreek jij je routine en heb je een werkweek met meer afwisseling en inspiratie. Samen zorgen we ervoor dat de maatschappij nog mooier wordt. We vertellen je er graag meer over.