Inhuur Management/Office-assistent Eindhoven • OverheidZZP

In het kort: Je gaat MT-bijeenkomsten plannen en organiseren, notuleren, agendabeheer uitvoeren en algemene secretariële taken vervullen, waaronder telefoonbeantwoording en het regelen van activiteiten en dienstreizen binnen Facility Services.

Binnen onderhavige DAS-aanvraag zoeken we naar een Management/Office-assistent voor het secretariaat van Facility Services. In verband met de langere afwezigheid van de managementassistente is FS op zeer korte termijn zoek naar tijdelijke vervanging.

Werkzaamheden
– Plannen, organiseren en voorbereiden van MT-bijeenkomsten, notuleren en agendabeheer;
– Plannen, organiseren van beleidsgesprekken met de portefeuillehouder, agendabeheer van besluitvormingstrajecten binnen FS en FS gerelateerde onderwerpen binnen Tilburg University;
– Overige algemene secretariële werkzaamheden zoals telefoonbeantwoording, beheer van mail, archiveren, bestellen kantoorartikelen, catering, etc.;
– Zorgdragen voor de juiste logistiek afhandeling van beleidsstukken;
– Organiseren van allerlei activiteiten van de afdeling en bijdragen aan activiteiten voor personeelswelzijn;
– Beantwoorden van allerhande vragen en verzoeken van medewerkers;
– Regelen van reis en verblijf voor dienstreizen;
– Het controleren, verwerken en betaalbaar stellen van facturen.

Competenties
Hierbij is het van belang dat de kandidaat beschikt over de volgende competenties:
– Accuratesse
– Organisatiesensitiviteit
– Integriteit
– Hospitality

LET OP: Op basis van de wensen van onze opdrachtgever wordt bepaald of je eventueel wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek. Het is dus noodzakelijk dat je ook op de wensen een sterke match hebt.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.