Coördinerend directie-assistent Utrecht • Masters in Public

Dit zijn wij
Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO. Dit is de plek waar provincies samenwerken aan grote landelijke thema’s. Denk aan natuur, faunabeheer, stikstof, landbouw, klimaat, bereikbaarheid en de energietransitie. Dat doen we met verstand van zaken, gevoel voor politiek en jawel, liefde voor de inhoud.

Over het team
Je wordt onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering, waar je deel uitmaakt van het team van managementondersteuners. In dit team vervul jij een coördinerende rol.

Wat ga je doen
Als coördinerend directie-assistent ondersteun je één of meerdere directieleden en zorg je dat alles soepel verloopt, ook in hectische tijden. Je beheert complexe agenda’s en zorgt dat deze slim gepland zijn. Ook beheer je bestuurlijke stukken en besluitvormingsprocessen. Je bereidt directie- en managementoverleggen voor, houdt continu het overzicht en weet altijd wat er speelt. Daarbij werk je op het hoogste bestuurlijke niveau samen met ministeries, provincies en koepelorganisaties.

Steeds weer kijk je naar het verbeteren van onze manier van werken. Zie je dat iets slimmer of efficiënter kan? Dan kom jij met een voorstel. Je werkt aan het standaardiseren van processen, borgt de kwaliteit van onze ondersteuning en zorgt dat we klaar zijn voor de toekomst.

Naast deze ondersteuning heb jij nog een belangrijke en mooie rol: jij bent de verbinder binnen het team van managementondersteuners. Je helpt mee het team en de coördinatie hiervan op touw te zetten. Je stemt werkprocessen af, deelt je kennis en ervaring en zorgt voor duidelijke werkafspraken. Jij houdt het overzicht en zorgt dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Als iemand van het team vragen heeft dan ben jij het aanspreekpunt. En uiteraard organiseer jij de terugkerende teammomenten. Jij regelt het gewoon.

Dit breng je mee
Natuurlijk ben je betrouwbaar en integer. Je bent een kei in organiseren en plannen en kan meerdere ballen in de lucht houden. Je zoekt actief de samenwerking op en bent een echte verbinder. Dankzij jouw open en toegankelijke houding weten collega’s je makkelijk te vinden. Je denkt graag in mogelijkheden en komt in actie.
Verder heb/ben je:

• Een afgeronde en relevante opleiding op minimaal MBO+ niveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een secretariële functie.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel).
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Aantal uur per week: 32 tot 36 uur
Verlengingsopties: 2 x 6 maanden

Verlenging vindt plaats op basis van verder gelijkblijvende contractuele voorwaarden (waaronder het uurtarief).