Secretaresse Dagelijks Bestuur Houten • HDSR

Leven met en naast het water vinden wij in Nederland heel normaal. Maar met grote delen die onder water liggen is dat allesbehalve vanzelfsprekend. Hebben we voldoende water op het juiste moment, zijn we beschermd tegen overstromingen en is de kwaliteit van het water wel goed. Voor die vragen zijn waterschappen verantwoordelijk. Net als gemeentes zijn wij een bestuurlijk orgaan. Bij HDSR wordt het dagelijks bestuur gevormd door de dijkgraaf en vijf hoogheemraden. Zeg maar de burgemeester en wethouders van ons waterschap. Samen zorgen zij dat beleid wordt voorbereid en uitgevoerd. Ook houden ze het waterschap, dat aangestuurd wordt door een secretaris directeur, scherp in de gaten.

Als secretaresse zorg jij voor overzicht en organisatie, waardoor afspraken vlekkeloos verlopen, besluiten snel genomen worden en het bestuur zich volledig kan richten op het beschermen van ons water en onze leefomgeving.

Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor één of enkele collegeleden. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor: 

• Plannen en organiseren 
  Je beheert samen met je directe collega’s de agenda’s van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken en verplichtingen.  Je organiseert en bereidt bestuurlijke overleggen voor. Samen met collega’s uit de organisatie zorg je voor een goede voorbereiding van de agenda’s. Je doet proactief voorstellen voor aanvullende informatie op basis van jouw kennis vanuit andere invalshoeken. 

• Ontzorgen 
  Je denkt actief mee hoe alles geregeld te krijgen in de meest brede zin van het woord. Je hebt dagelijks veel contact met collega’s en belangrijke externe partijen. Je weet alle informatie goed te filteren. Indien nodig verstrek je informatie of vraag je dit op. Via jou zijn zij volledig op de hoogte van lopende zaken.  

• Administratieve ondersteuning  
  Als eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en bezoekers zorg je voor een professioneel en warm ontvangst. Je beoordeelt inkomende post op urgentie, voegt benodigde informatie toe en handelt correspondentie af. Met behulp van ons geautomatiseerde postregistratiesysteem houd je toezicht op de stukkenstroom en bewaak je deadlines en voortgang. 

• Ondersteuning portefeuillehoudersoverleggen
  Je maakt de agenda op van het tweewekelijks portefeuillehoudersoverleg van één van de hoogheemraden en notuleert tijdens dit overleg. Naderhand werk je deze uit tot een beknopte verslaglegging. Je bent het aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over (agendering van) het portefeuillehoudersoverleg.
   
• Samenwerken
  Je werkt nauw samen met je collega-secretaresses en stemt dagelijks af over prioriteiten en planning. Jullie vervangen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit en kwaliteit. Je schakelt soepel met collega’s in de organisatie en weet verbinding te maken, ook onder tijdsdruk.

Hoe complexer de agenda, des te groter is voor jou de uitdaging om het geregeld te krijgen. Met jouw uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail zorg je voor een proactieve ondersteuning van jouw hoogheemraad. Je bent een sterke verbinder. Door zowel binnen als buiten de organisatie relaties op te bouwen, krijg je afspraken efficiënt geregeld. Ook wanneer ad-hoc situaties en verzoeken zich voordoen, kun jij hier goed mee om gaan. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn erg belangrijk als Secretaresse bij HDSR.  

Om in aanmerking te komen voor deze uitdagende functie  heb je minimaal een afgeronde mbo-opleiding. Daarnaast heb je ervaring als bestuurs- of directiescretaresse. Naast deze harde eisen verwachten we van jou dat je:

• proactief en nauwkeurig ondersteunt, zodat afspraken altijd worden nagekomen en collega's op jou kunnen bouwen 
• snel en effectief schakelt bij ad-hoc verzoeken en onverwachte situaties. Een beetje reuring is jou niet vreemd. 
• sterk bent in het opbouwen en onderhouden van relaties binnen en buiten de organisatie. Hierdoor krijg je dingen gedaan.
• discreet en integer handelt met gevoel voor bestuurlijke verhouding. 
• overzicht bewaart en prioriteiten scherp stelt. Duidelijk communiceren is hierbij topprioriteit.

Wij vinden het belangrijk om jou een fijne werkplek te bieden. We hebben een informele werksfeer in een platte structuur met veel betrokken collega’s die voor je klaarstaan. Daarnaast kun je rekenen op:  

• een bruto maandsalaris van maximaal € 4.654,87 op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van je ervaring. Dit salaris is opgebouwd uit een bruto basissalaris van maximaal € 3.847,00 (schaal 7 cao waterschappen), en een Individueel Keuze Budget (IKB) van 21% (inclusief 8% vakantiegeld). Je kunt zelf bepalen hoe je jouw IKB-budget inzet. Je kunt er extra vakantiedagen van opnemen of het maandelijks laten uitbetalen. 
• de mogelijkheid om je werkuren flexibel in te zetten. Je kunt de 32 uur verdelen over 4 of 5 dagen. 
• een laptop en een smartphone en bovendien een vergoeding van € 3,50- netto per thuiswerkdag plus een vergoeding van maximaal € 1000,- om je thuiswerkplek in te richten.
• een persoonlijk budget van € 6.000,- om te besteden aan opleidingen, cursussen, trainingen en vitaliteit. 
• als reiskostenvergoeding krijg je € 0,23 per kilometer voor het woon-werkverkeer. Als je met je eigen auto een zakelijke reis maakt worden de kilometers met € 0,39 vergoed. Ook een NS-Business kaart behoort tot de mogelijkheden.  
• een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract. 

Ben jij de secretaresse die vindt dat deze vacature perfect bij je past. Wacht dan niet langer en grijp je kans. Solliciteer door op de sollicitatieknop te drukken. Binnen 5 werkdagen ontvang je een terugkoppeling. De vacature sluiten we op maandag 8 september 2025. De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 9 september, donderdagmiddag 11 september en dinsdag 16 september 2025.

Wil je meer weten over de functie? Recruiter Tareshma staat je graag te woord via   of .

We zien je sollicitatie graag tegemoet! 

Als Secretaresse ben je onderdeel van het team bestuursondersteuning. Je werkt samen met 4 gedreven secretaresses. We vinden een goede samenwerking en vertrouwen in elkaar belangrijk omdat we altijd bereid zijn om voor elkaar in te springen. Het is een team dat met hoofd en hart collegiaal zijn werk wil doen.   

Collega secretaresse Isyanti is al eens uitgebreid geïnterviewd over haar werk. Je leest het artikel van Isyanti hier.