Specialist werkplek hardware Lelystad • Masters in Public

Specificatie
1.1 Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen
aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de
maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal en doet dit onder meer door actief te
participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren
via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van
gemeenten verbeteren. VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
• Werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke
vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein.
• Verbeteren van de dienstverlening.
• Efficiënter en wendbaarder maken van de organisatie.
• Anticiperen op de toekomst.
1.2 Over het Kenniscentrum Inkoop
Het Kenniscentrum Inkoop is onderdeel van VNG Realisatie en heeft zowel een adviserende als
uitvoerende rol op inkoopgebied. Gemeenten (en VNG collega’s) kunnen in brede zin advies
vragen aan het kenniscentrum over door hen zelf ingezette of in te zetten inkooptrajecten, maar
kunnen het kenniscentrum ook vragen om namens hen complete inkooptrajecten uit te voeren. De
inkooptrajecten die het kenniscentrum zelf uitvoert zijn in de meeste gevallen aanbestedingen die
voor een collectief van gemeenten (en aan gemeenten gelieerde organisaties) in de markt worden
gezet.
1.3 Omschrijving van de opdracht
Het Kenniscentrum Inkoop is recent gestart met een aanbestedingsproject voor de verwerving van
aan de werkplek gerelateerde hardware. Momenteel wordt onderzocht welke hardware hier exact
onder valt, maar vooralsnog wordt gekeken naar de volgende producten:
• Vaste werkplekken (desktop PC’s).
• Mobiele werkplekken (laptops).
• Tablets.
• Smartphones.
• Randapparatuur/accessoires (beeldscherm, toetsenbord, muis, lokale printer/scanner,
speakers, headset, camera/webcam, etc.).
Daarnaast is ook behoefte om aan deze hardware gerelateerde dienstverlening te verwerven.
Hierbij wordt op dit moment gedacht aan:
• Advisering over in te zetten producten.
• Fijnmazige distributie van producten, bijvoorbeeld ook naar huisadressen.
• Installatie/configuratie van producten op basis van gemeentespecifieke wensen.
• Stickeren en registeren (bijhouden CMDB) van producten.
• Refurbishen apparatuur en aanbieden (intern en extern) van refurbished apparaten.
• Afvoeren/recyclen van producten.
Het Kenniscentrum Inkoop van VNG Realisatie is op zoek naar een specialist die een diepgaande
(technische) kennis heeft over deze producten, die weet welke dienstverlening organisaties nodig
hebben voor een professionele inzet en exploitatie van deze producten, die de markt voor de
levering van dit type producten en dienstverlening kent en die in staat is zelfstandig deze kennis
helder te beschrijven in programma’s van eisen waar marktpartijen op kunnen offreren.
Vereniging van Nederlandse Gemeenten 4/8
De specialist werkplek hardware moet tevens in staat zijn om zijn/haar ideeën te presenteren aan
zowel kleinere als grote groepen afgevaardigden van in de aanbesteding geïnteresseerde
gemeenten en moet deze gemeenten kunnen overtuigen van de juistheid van de keuzen en de
koers die hij/zij samen met het aanbestedingsteam uitzet. Het is wenselijk als de specialist
ervaring heeft met het doorlopen van één of meer Europese aanbestedingstrajecten.
1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Opleveren van documenten met specificaties van de te verwerven producten, geschikt
voor formele opname in aanbestedingsstukken;
• Opleveren van documenten met specificaties van de te verwerven diensten, afgestemd op
de behoeften van de betrokken gemeenten;
• Opleveren van documenten waarin de serviceniveaus van de te verwerven producten en
diensten zijn gespecificeerd;
• Opleveren van documenten waarin de marktconformiteit (functioneel en financieel)
gedurende de looptijd van de overeenkomsten wordt geborgd;
• Opleveren van documenten waarin de vereiste voor rapportage over de te leveren
producten en diensten helder zijn vastgelegd;
• Verzorgen van presentaties van de opgeleverde documenten/resultaten aan diverse
groepen (voornamelijk gebruiksgroepen) en verkrijgen van instemming of akkoord;
• Leveren van inhoudelijke bijdragen aan de wervingsstrategie op basis van actuele
materie- en marktkennis;
• Opleveren van aanvullende bijdragen aan projectresultaten indien relevent, in afstemming
met het projectteam.
De documenten die de specialist oplevert worden opgenomen in de te sluiten overeenkomsten. Dit
betekent dat specificaties en beschrijvingen helder en ondubbelzinnig (niet voor meerdere uitleg
vatbaar) moeten zijn.
1.5 Resultaat van de opdracht
Voor de te verwerven producten en diensten worden, in nauwe samenwerking met
gebruikersvertegenwoordigers, de volgende documenten opgesteld en geaccordeerd:
• Programma’s van eisen, geschikt voor formele aanbesteding;
• Documenten met duidelijke beschrijvingen van serviceniveaus,
marktconformiteitsinstrumenten en rapportagevereisten;
• Doelgroepgerichte PowerPointpresentaties ter toelichting en onderbouwing van de
gemaakte keuzes, gericht op het verkrijgen van draagvlak en formele goedkeuring.
Planning
De voorbereiding van de aanbesteding start in het vierde kwartaal van 2025 en loopt door tot eind
2025. Het vervolgtraject ziet er als volgt uit:
• Q1 – Q2 2026: Opstellen van de bestekken;
• Q2 – Q3 2026: Uitvoering van de aanbestedingsprocedure;
• Q3 – Q4 2026: Beoordeling van de inschrijvingen en gunning van de opdracht;
• Q4 2026: Contractering van de geselecteerde leverancier(s);
• Q4 2026 – Q1 2027: Overdracht naar beheer en implementatie;
• Q1 2027: Afsluiting van het project en nazorgfase.