Communicatiemedewerker DRIS Zwolle • Masters in Public

Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bestuurs-en Concerntaken
Je gaat aan de slag bij de afdeling Publieke Dienstverlening (PD), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en de inwoners van Overijssel. Samen met jouw collega’s draag je het profiel van de provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Een provincie met een eigentijds bestuur, die werkt aan een krachtige economie in een prettige en veilige leefomgeving.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie, Kabinet, Strategie.

Opdracht
De provincies zijn als openbaar vervoerautoriteit verantwoordelijk voor het aanbieden van reisinformatie en om die reden verantwoordelijk voor de aanbesteding, implementatie en beheer van haltesystemen. Provincies Gelderland, Flevoland en Overijssel werken in OV-Oost verband samen aan de uitrol van nieuwe Dynamisch Reizigers Informatie Systeem (DRIS) displays. Voor de zomer is de aanbesteding gestart om een nieuwe leverancier aan te trekken voor de DRIS-displays. De nieuwe leverancier zal vanaf september 2025 starten met zowel het ontwerpen, vormgeven van de uitrol, het installeren, overdragen en beheren van nieuwe systemen (hardware en software), als het onderhoud en beheer van bestaande haltesystemen. Voor deze implementatiefase van het project zoeken wij een ervaren communicatiemedewerker die het communicatieproces ondersteunt en uitvoert.

Omschrijving
De communicatiemedewerker is verantwoordelijk voor het begeleiden, afstemmen en uitvoeren van diverse stappen in de communicatie rondom de uitrol van de DRIS-displays. Daarbij werk je samen met de interne projectleden, betrokken provincies, leverancier en busvervoerders. Als communicatiemedewerker word je onderdeel van het projectteam van de Vervangingsopgave DRIS-displays. Hierin werk je samen met de projectleider, specialisten voor het beheer en elektra, maar ook met een projectbeheerser, technisch en omgevingsmanager. Je werkt op projectniveau en zorgt ervoor dat aan de hand van een communicatieplan helder en effectief wordt gecommuniceerd naar diverse doelgroepen en externe partners. Het communicatieplan zal in afstemming en overleg met de nieuwe leverancier tot stand moeten komen.

Taken en verantwoordelijkheden
Communicatieplan

Verantwoordelijk voor het opstellen van een communicatieplan voor de uitvoeringsfase van het project. Denk hierbij aan de zaken die de leverancier moet gaan communiceren in de uitvoeringen en welke communicatie hierbij past vanuit de rol als Opdrachtgever;
Afstemming met het projectteam, provinciale communicatieadviseurs, leverancier en busvervoerders over mogelijke middelen en de inzet hiervan;
Opstellen, afstemmen, beantwoording en coördinatie van inkomende (pers)vragen;
Coördinatie op de inrichting van projectwebsites en afstemming over de Q&A voor de klantcontactcentra.
Communicatiemiddelen

Ontwikkelen van communicatiemiddelen volgens het communicatieplan;
Initiëren en begeleiden van de productie van communicatiemiddelen zoals instructievideo’s;
Regie op de voortgang en afstemming met busvervoerders en provincies over distributie via hun kanalen;
Updaten van:
Algemeen bericht voor website provincies Gelderland en Flevoland
en busvervoerders in OV-Oost;
Q&A;
Social media berichten;
Tekst met afbeelding voor op displays in bussen;
Communicatietoolkit voor gemeenten;
Mailbericht aan gemeenten met update voortgang project (inclusief herziene realisatieplanning en communicatietoolkit);
Brief aan omwonenden indien nodig.
Algemeen

Actualiseren van de Q&A en content op websites.
Verzorgen van tussentijdse communicatie over de voortgang.
Beantwoorden van binnenkomende vragen via de projectmailbox.
Deelname aan structureel overleg:
2x in de maand intern projectteam overleg van max. 2 uur
Overleg met de communicatieadviseurs van de nieuwe leverancier (ntb)