Microsoft 365-trainer Den Haag • Yacht

Vacature in het kort

Volledige vacaturetekst

Gemeente Den Haag is op zoek naar een gepassioneerde Microsoft 365-trainer en accounthouder voor de dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn.

Bij de gemeente Den Haag begrijpt men het belang van effectieve samenwerking en informatiebeheer binnen de organisatie. Om dit naar een hoger niveau te tillen, zijn zij het programma Slim Samen Werken gestart. Tijdens dit programma geven ze de medewerkers een goede basis aan kennis over SharePoint en andere M365 applicaties en bieden zij ondersteuning bij al hun vragen en uitdagingen op dit gebied.  Daarom zijn ze nu op zoek naar een M365-trainer en accounthouder om de afdeling verder te brengen.

Functieomschrijving: 

Als M365-trainer en accounthouder bij de gemeente Den Haag, afdeling Ondersteuning en Kwaliteit, speel je een essentiële rol in het verbeteren van de SharePoint, OneDrive en Teams vaardigheden en -kennis van de medewerkers.

Taken en Verantwoordelijkheden 

Programma-uitvoering: 

1. Zorgdragen voor de uitvoering van het Slim Samenwerken programma binnen een specifieke afdeling. 
2. Begeleiden van de afdeling door de verschillende fases van het programma. 
3. Zorgen dat de afdeling binnen de gestelde kaders en deadlines blijft, zoals bepaald door de implementatiemanager of programmamanager. 

Afdelingsbetrokkenheid: 

1. Actief betrokken zijn bij de afdeling om een goede verstandhouding op te bouwen. 
2. Het regelmatig aanwezig op de locatie/bij de afdeling 
3. Contacten onderhouden met zowel manager, siteeigenaren en andere sleutelfiguren in het team 
4. Inzicht krijgen in de werkzaamheden van de afdeling om het programma beter af te stemmen op de specifieke behoeften van de afdeling. Zodat activiteiten en fasering van programma zoveel mogelijk is afgestemd op de afdeling 

Communicatie en Coördinatie: 

1. Fungeren als het aanspreekpunt voor de afdeling met betrekking tot het Slim Samenwerken programma. 
2. Regelmatig communiceren met de teammanager en Site eigenaren van de afdeling 
3. Regelmatig communiceren met de implementatiemanager over de voortgang en eventuele knelpunten. 
4. Afstemmen en overleggen met andere trainers en teamleden om een consistente en effectieve implementatie te waarborgen. 

Training en Ondersteuning: 

1. Geven van trainingen en workshops over SharePoint en OneDrive (inclusief de Site eigenaren trainingen) aan de medewerkers van de afdeling. 
2. Bieden van ondersteuning en begeleiding bij de adoptie van deze nieuwe werkwijzen en gebruik OneDrive en SharePoint. 
3. Maken van de analyses en visualisaties van de documenten op de schijven en huidige SharePoint sites van de afdeling 
4. Het begeleiden van een workshop samen met de site eigenaren van de afdeling over het maken van werkafspraken en borgen van de nieuwe inrichting en werkwijze. 
5. Het geven van adviezen aan de afdeling over het opschonen en opruimen van bestaande documentatie in samenwerking met de recordmanager. 
6. Het geven van adviezen over en het begeleiden van de afdeling in het opnieuw inrichten van hun SharePoint site 
7. Het floorwalken: aanwezig zijn op een locatie en hier op individuele vragen van medewerkers antwoord geven. 

Evaluatie en Verbetering: 

1. Monitoren en evalueren van de voortgang van het programma binnen de afdeling. 
2. Identificeren van verbeterpunten en deze terugkoppelen aan de implementatiemanager. 
3. Terugkoppelen van behoeftes die centraal, afdeling overstijgend, organisatieonderdeel breed ingeregeld moeten worden aan de implementatiemanager 
4. Bijdragen aan de continue verbetering van het programma op basis van feedback en ervaringen. 

Wat ze zoeken:

• Iemand die zich prettig voelt bij het begeleiden van medewerkers van verschillende niveaus individueel en in grotere groepen;
• Iemand die gepassioneerd is om anderen te trainen in het gebruik van SharePoint en OneDrive en dit enthousiasme kan overbrengen;
• Iemand die ervaring heeft met het geven van (M365) trainingen;
• Affiniteit met IT (voornamelijk SharePoint en andere Microsoft- applicaties);
• Ervaring in het ontwikkelen van trainingsmaterialen en- programma’s  of passend maken van bestaande trainingsprogramma's is een pré;
• Je bent in staat om de vertaalslag van gebruiker in een uitvoerende functie naar de inrichting van Sharepoint te maken; 
• Iemand die kan denken en werken vanuit verschillende rollen en graag bijspringt wanneer een collega hulp nodig heeft; 
• Iemand die de tanden kan zetten in een afdeling en hier zelfstandig als accounthouder kan zorgdragen voor de uitrol van het programma over deze afdeling.